Wenn ein Fallbearbeiter einen Kunden an einen Anbieter überweist, erhalten Kunde und Anbieter eine Benachrichtigung darüber. Kunden und Anbieter werden mit einem Benachrichtigungsschreiben informiert, das an Kunde und Anbieter gesendet wird. Der Fallbearbeiter kann den Benachrichtigungstext eingeben, der in den Benachrichtigungsschreiben an Anbieter und Kunde angezeigt wird. Benachrichtigungsschreiben können wie folgt ausgestellt werden: per E-Mail, durch Drucken des Briefs zwecks Übersendung per Post oder als Ausdruck des Schreibens für die persönliche Aushändigung an den Kunden, wenn dieser beim Fallbearbeiter einen Termin hat.
Die an Kunde und Anbieter gesendeten Benachrichtigungsschreiben werden mithilfe von Vorlagen erstellt. Informationen zur Konfiguration von Benachrichtigungsvorlagen enthält Konfigurieren von Benachrichtigungsvorlagen.
Fallbearbeiter haben die Möglichkeit, Benachrichtigungsschreiben automatisch an Kunde oder Anbieter zu senden, oder sie können die Schreiben zu einem späteren Datum senden, indem sie sie ausdrucken und per Post an Kunde oder Anbieter senden. Wenn Benachrichtigungsschreiben automatisch gesendet werden, bestimmt das System anhand der bevorzugten Kommunikationsmethode, die bei der Registrierung der Beteiligten erfasst wurde, und anhand aufgezeichneter Kommunikationsausnahmen, auf welche Weise die Benachrichtigungsschreiben übermittelt werden. Wenn Kunde und/oder Anbieter eine bevorzugte Kommunikationsmethode, z. B. E-Mail, haben, gibt das System automatisch die Benachrichtigungsschreiben per E-Mail aus.
Bei Kommunikationsausnahmen handelt es sich um Methoden, die nicht zur Kontaktaufnahme eines Kunden oder Anbieters verwendet werden können. Wenn für den Kunden oder Anbieter eine Kommunikationsausnahme für E-Mail besteht, wird das System die Benachrichtigungsschreiben nicht per E-Mail ausgeben. In diesem Fall und wenn keine bevorzugte Kommunikationsmethode vorliegt, informiert das System den Fallbearbeiter, sodass Kunde und Anbieter über einen anderen Weg, z. B. Telefon, kontaktiert werden. Weitere Informationen dazu, wie das System die zum automatischen Senden der Benachrichtigungsschreiben verwendete Benachrichtigungsmethode bestimmt, enthält Konfigurieren eines Benachrichtigungsmechanismus.