Cuando un asistente social deriva a un cliente a un proveedor, el cliente y el proveedor son informados de la derivación. Se notifica a los clientes y proveedores mediante caras de notificación que se envían al cliente y al proveedor. El asistente social puede registrar texto de notificación que se visualiza en las cartas de derivación del cliente y el proveedor. Se pueden enviar cartas de notificación mediante uno de los siguientes métodos: correo electrónico, imprimiendo la carta para enviarla por correo o imprimiendo la carta y entregándola a un cliente físicamente si se sienta con el asistente social.
Las cartas de notificación que se envían a clientes y proveedores se basan en plantillas predefinidas. Para obtener información sobre cómo configurar las plantillas de notificación, consulte el apartado Configuración de las plantillas de notificación.
Los asistentes sociales tienen la opción de enviar cartas de notificación para el cliente o el proveedor automáticamente o, alternativamente, pueden enviarlas posteriormente imprimiendo y enviándolas al cliente o el proveedor. Si las cartas de notificación se envían automáticamente, el sistema determina cómo se envían las cartas de notificación basándose en el método de comunicación preferido para los participantes registrados durante el registro y en las excepciones de comunicación registradas para ellos. Si un proveedor/cliente tiene un método de comunicación preferido, como el correo electrónico, el sistema envía automáticamente la carta de notificación por correo electrónico.
Las excepciones de comunicación son métodos que no se pueden utilizar para ponerse en contacto con el cliente o proveedor. Si existe una excepción de comunicación de correo electrónico para un cliente o proveedor, el sistema no enviará cartas de notificación por correo electrónico. En esta situación, y si no existe ninguna comunicación preferida, el sistema informará al asistente social de modo que el cliente y el proveedor puedan ser contactados de una manera diferente, por ejemplo, por teléfono. Para obtener más información sobre el modo en que el sistema determina el método de notificación que utilizar cuando se envían automáticamente cartas de notificación, consulte Configuración de un mecanismo de notificación.