一次通信是与组织之间往来的一封信件。与参与者相关的通信包含在该参与者的通信列表中。 该参与者可能是此列表上所有通信的通信方，也可能不是。 例如，可能代表人员将信件发送至外部机构。
通信可以基于硬拷贝、电话或电子邮件。可使用 Microsoft Word 模板、XSL 模板或电子邮件来创建出局通信，然后会自动为参与者进行存储。 在发送或接收出局通信和入局通信之后，还可对其进行记录。 例如，可扫描从参与者接收的信件，然后为该参与者进行存储。
为了向参与者发送通信，必须为该参与者存储相关信息。例如，为了将电子邮件发送至参与者，必须存储电子邮件地址。对于没有记录姓或地址的潜在人员，无法发送通信。
如果已将通信发送至未注册为参与者的某个人员，那么必须手动添加有关该通信方的通信信息。会将该通信方自动注册为代表，并且会存储已输入的信息。