Indivíduos podem ser registrados como possíveis candidatos participantes se a organização não tem informações suficientes para registrá-los como pessoas participantes. Possíveis candidatos podem ser registrados como parte da criação de um novo caso de rastreamento ou eles podem ser registrados da mesma maneira como os outros tipos de participante. Eles são modelados de forma semelhante a pessoas participantes, mas há menos requisitos de informações durante o registro do possível candidato. Isso significa que um indivíduo pode ser rastreado para potencial elegibilidade mesmo se as informações sobre esse indivíduo sejam limitadas. Se a organização obtém mais informações sobre um indivíduo após registrá-lo como um possível candidato, o possível candidato pode ser então registrado como uma pessoa participante e quaisquer informações mantidas para o possível candidato serão copiadas automaticamente para o registro de pessoa.
Possíveis empregadores são registrados da mesma maneira que os outros tipos de participante. Se a organização obtém mais informações sobre um empregador após registrá-lo como um possível empregador, ele pode então ser registrado como um empregador participante.
O registro do representante é diferente do registro padrão. Os representantes podem ser registrados como contatos para participantes, correspondentes para participantes ou casos, e designados do caso. Os representantes são registrados como parte da criação dessas funções em vez de como um processo de negócios independentes. Por exemplo, quando uma carta é enviada para um correspondente que não é um participante registrado, o correspondente é registrado automaticamente como um representante. As informações inseridas para o correspondente (como nome e endereço) são automaticamente transferidas para o representante. Observe que os representantes geralmente são acessados a partir do local onde eles foram registrados porque sua finalidade apenas está relacionada à função para a qual eles foram incluídos. A data de nascimento do representante é utilizada para diferenciar um representante de pessoa de um representante de organização.