O registro de participante coloca um indivíduo ou órgão em uma função específica e define o tipo de participante do indivíduo ou órgão. O processo de registro pode ser configurado para facilitar requisitos de negócios da organização; ele pode ser implementado como um processo independente ou como parte do processamento de caso, triagem, admissão etc. Por exemplo, uma pessoa pode ser registrada independentemente de qualquer outro processo de negócios ou como parte da criação de caso.
O registro do participante também inclui um novo participante no sistema. Diversas categorias de informações podem ser armazenadas para cada novo participante. Embora algumas dessas categorias sejam comuns a todos os tipos de participante, outros se relacionam apenas a alguns tipos de participante. Por exemplo, data de nascimento. Informações comuns geralmente são úteis ou aplicáveis a todos os tipos de participante. Por exemplo, informações de endereço podem ser mantidas para todos os tipos de participante e são utilizadas para correspondência de participante. Informações adicionais geralmente são úteis ou aplicáveis a alguns tipos de participante. Por exemplo, informações de 'relacionamentos' somente podem ser mantidas para pessoas e possíveis candidatos.
O registro de participante valida que todas as informações necessárias sejam coletadas. Ele também verifica para determinar se um participante já foi registrado. Isso impede que o mesmo participante seja incluído no sistema mais de uma vez. Ele também evita uma pessoa ou empregador que já está registrado como um participante seja registrado novamente como prospecto.
Além disso, o registro de participante suporta diversos registros para um indivíduo ou órgão. Por exemplo, um órgão que fornece produtos e emprega pessoas podem ser registrado como um fornecedor de produto e um empregador. Um registro separado é concluído para cada tipo de participante, mas os participantes são vinculados no sistema e as informações compartilhadas entre eles.