Registrando Atas de Reunião

O assistente de registro de atas de reuniões ajuda os usuários na captura de detalhes de uma reunião ocorrida. As informações podem, então, ser compartilhadas emitindo atas de reunião para participantes e outras partes interessadas. Toda etapa do assistente é opcional, fornecendo uma abordagem flexível para capturar informações-chave. O assistente de registro de atas de reuniões também suporta atas de trabalho em andamento, permitindo que partes da informação sejam registradas durante o registro inicial das atas de reuniões e atualizadas posteriormente, após o registro das atas de reuniões. As atas de reuniões podem ser registradas para uma reunião criada a partir de calendários do usuário ou do caso.

As seguintes informações de reuniões podem ser capturadas:

Detalhes da Reunião: Os detalhes da reunião incluem o assunto da reunião, local, data/hora de início e de encerramento. O nome da pessoa que organizou a reunião e a agenda da reunião também é incluído. Qualquer informação inserida como parte do planejamento da reunião será preenchida previamente nos detalhes da reunião.
Notas de Reunião: As notas de reunião podem ser registradas no formato Rich Text.
Decisões de Reunião: As decisões de reunião podem ser registradas no formato Rich Text.
Participação em Reunião: Os participantes de reunião podem ser incluídos na lista de participantes de reunião para capturar indivíduos que não foram inicialmente convidados para a reunião, mas acabaram participando da reunião. Esses participantes adicionais podem ser incluídos após a reunião, juntamente com seus endereços de email, para permitir que as atas da reunião sejam emitidas a eles. Se um participante participa ou não da reunião também pode ser capturado.
Ações de Reunião: Todas as ações de reunião decididas podem ser incluídas nas atas de reunião, junto com a pessoa responsável pela ação e o prazo final no qual ela deverá estar concluída. Uma tarefa é criada para o usuário responsável pela ação e é visualizável a partir da caixa de entrada do usuário. Comentários podem ser incluídos em ações, e uma ação também pode ser fechada quando for concluída.
Arquivos da Reunião: Arquivos podem ser anexados a atas de reunião. Assim, os anexos de arquivos são acessíveis na visualização das atas de reunião.
Resumo das Atas de Reunião: O Resumo das Atas de Reunião é um resumo das informações registradas nas atas de reunião.

Assim que as atas de reunião são registradas, elas podem ser visualizadas e atualizadas conforme necessário a partir de calendários do usuário e do caso, assim como a partir da lista de atas de reunião que foram criadas. A partir dessa lista de atas de reunião, um usuário também pode registrar atas de reunião para uma reunião existente para a qual as atas de reunião ainda não foram registradas, ou pode criar uma nova reunião e registrar atas de reunião para a reunião recém-criada.

As atas de reunião podem ser emitidas pelo organizador da reunião para os participantes da reunião. Por padrão, as atas de reunião são emitidas por email com as atas em um documento PDF anexado; portanto, os endereços de email são necessários. Uma mensagem informativa é exibida quando as atas são emitidas e um ou mais endereços de email estão ausentes ou inválidos.

As reuniões podem ser emitidas diversas vezes e um registro é mantido do histórico de atas emitidas e para quem. Sempre que uma versão das atas de reunião é emitida, as atas de reunião são colocadas na linha de base. Isso permite que os usuários visualizem as atas reais como se estivessem no momento da emissão.