모든 참여자 유형에 대한 이메일 주소 정보를 기록할 수 있을 때, 개인과 가망성이 높은 사람의 이메일 주소 정보는 증거로 유지보수됩니다. 개인이나 가망성이 높은 사람이 개인 또는 직장 이메일 주소 유형을 가질 수 있고 각 유형의 여러 인스턴스도 허용됩니다. ‘시작’ 및 ‘종료’ 날짜는 특정 이메일 주소가 유효한 기간을 기록하는 데 사용됩니다. 이메일 주소 세부사항은 시간이 지나도 변경되지 않습니다. 개인이 특정 이메일 주소 사용을 중지하더라도 해당 이메일 주소의 세부사항은 변경되지 않습니다. 이러한 이유로, 시스템에서 이메일 주소 정보를 유지보수할 때 사용자는 새 레코드를 작성하거나 기존 레코드를 정정해야 하며, 연속은 허용되지 않습니다.
다른 케이스에서 중개된 이메일 주소 레코드는 자동으로 처리됩니다. 이를 수행하기 위해, 시스템은 수신 레코드를 확인하여 이메일 주소를 새 레코드로 처리해야 하는지, 기존 이메일 주소를 수정해야 하는지 또는 이미 존재하는 중복 이메일 주소로 간주할지 판별합니다. 이메일 주소가 중복으로 간주되는 경우(여기서 레코드의 모든 속성은 보관된 기존 이메일 주소 레코드와 일치함) 업데이트가 수행되지 않습니다.
새 레코드를 추가할지 또는 기존 레코드를 수정할지를 판별하려면 시스템이 먼저 논리적으로 동일한 기존 레코드가 있는지 확인해야 합니다. 논리적으로 동일하다는 것은 여러 속성이 수신 레코드와 일치함을 의미합니다. 이 경우 속성에는 '이메일 유형'과 '주소'가 포함됩니다. 속성이 일치하면, 시스템은 수신 레코드에 대한 세부사항으로 기존 레코드를 업데이트합니다(여기서 수신 레코드에 최신 수신 날짜가 포함됨). 일치하는 속성이 없으면, 시스템은 이를 새 이메일 주소로 추가합니다.