Una volta inoltrati per l'elaborazione, gli elementi riga della fattura del servizio devono essere convalidati per accertare che la distribuzione del servizio sia stata autorizzata dall'organizzazione. Questa operazione viene eseguita nei modi riportati di seguito:
- convalidando che il cliente o i clienti, il fornitore e il beneficiario specificati nell'elemento riga siano registrati con l'organizzazione.
- convalidando che il caso specificato sia valido.
- convalidando che l'elemento riga della fattura del servizio non sia un duplicato.
- convalidando che il fornitore sia approvato per distribuire il servizio.
- ricercando un'autorizzazione del servizio per il cliente o i clienti contenente una pianificazione della distribuzione del servizio che corrisponda alle informazioni specificate nell'elemento riga della fattura del servizio. Ad esempio, se un elemento riga della fattura del servizio viene ricevuto per tre sessioni di fisioterapia, deve esistere l'elemento riga di autorizzazione del servizio corrispondente per le sessioni di fisioterapia per tale cliente, in cui rimangono almeno tre sessioni (ovvero, non sono state fatturate e pagate in precedenza).
Se un elemento riga della fattura del servizio singolo è stato inoltrato per più di un cliente, tutti i clienti devono essere presenti nella stessa autorizzazione che corrisponde all'elemento riga della fattura del servizio. Se vi sono altri clienti nell'autorizzazione del servizio, essi non vengono considerati durante la corrispondenza e la convalida di questo elemento riga della fattura.
Se un elemento riga della fattura del servizio non completa il processo di corrispondenza o di convalida, viene creato un incarico nella coda di lavoro di elaborazione dell'eccezione della fattura del servizio in cui viene indicato il motivo per cui l'elemento riga della fattura del servizio non è stato elaborato. L'elemento riga della fattura del servizio rimane in uno stato 'Aperto' fino a quando non viene modificato e reinoltrato dall'utente autorizzato. Questa operazione può essere eseguita dall'incarico di elaborazione dell'eccezione in cui l'utente può modificare e reinoltrare l'elemento riga per l'elaborazione o negare l'elemento riga. L'elemento riga della fattura del servizio può anche essere modificato e reinoltrato direttamente dall'area di lavoro dell'utente. Una volta inoltrato, l'elemento riga della fattura del servizio passa nuovamente attraverso il processo di corrispondenza e convalida e, in caso di esito positivo, l'incarico viene chiuso.
Durante l'elaborazione di un elemento riga della fattura del servizio, se si scopre che esiste un contratto a tariffa unica per il fornitore per il periodo di fatturazione, l'elaborazione dell'elemento riga viene interrotta. Ciò accade per impedire pagamenti duplicati al fornitore, poiché il fornitore deve essere pagato in base ai termini indicati nel contratto a tariffa unica.