Le posizioni fungono da segnaposto per gli utenti all'interno della struttura organizzativa generale. Ogni utente è assegnato ad una posizione che lo colloca nella struttura organizzativa, tenendo presente anche le altre unità dell'organizzazione. La posizione indica a chi riporta quell'utente e chi riporta a lui.
Le posizioni sono anche contenitori per i lavori nell'organizzazione. La posizione Assistente sociale 1 nell'organizzazione potrebbe avere qualsiasi numero di lavori associato ad essa. Ad esempio, oltre ad avere il lavoro di assistente sociale, la posizione potrebbe avere associati anche lavori di responsabile divisione, analista di richieste di rimborso e revisore.
In genere le posizioni vengono utilizzate per definire i livelli all'interno di determinate serie di lavori. In questo caso, molte posizioni condivideranno lo stesso lavoro, a tal punto che la posizione diviene un livello per quel lavoro. Ad esempio, il di lavoro assistente sociale potrebbe essere assegnato a tre posizioni: assistente sociale 1, assistente sociale 2, assistente sociale 3, ognuna delle quali rappresenta un livello di esperienza per quel lavoro.
Alle posizioni è possibile assegnare ubicazioni. Insieme alle ubicazioni assegnate agli utenti questo può determinare l'accesso alle informazioni del caso e del cliente se è applicata la sicurezza basata sull'ubicazione.
Una posizione dell'utente determina i supervisori dell'utente nella gerarchia di relazioni dell'organizzazione. Le relazioni gerarchiche nell'organizzazione sono descritte nel Capitolo 5: Relazioni gerarchiche nell'organizzazione.