Considerando che gli obiettivi vengono utilizzati per tenere traccia di importanti eventi dell'indagine nel tempo, potrebbe essere necessaria una richiesta di esonero dall'obiettivo per poter modificare le date di inizio e di fine previste dell'obiettivo per un obiettivo creato automaticamente. Le date di inizio e di fine previste per gli obiettivi creati manualmente possono essere modificate senza una richiesta di esonero. Il processo di approvazione della richiesta di esonero dall'obiettivo viene utilizzato per confermare che le modifiche alle date dell'obiettivo sono valide. Una volta approvata la richiesta inoltrata, le nuove date di inizio e/o di fine previste diverranno effettive.
Le richieste di esonero dall'obiettivo possono essere inoltrate, ovvero le date previste per un obiettivo possono essere modificate, solo se è stata configurata l'impostazione Estensione della data prevista consentita. Il processo di approvazione (ovvero la necessità di inoltrare una richiesta di esonero per l'approvazione) per queste richieste sarà necessaria solo se è stata configurata anche l'impostazione Esonero richiesto. Se l'impostazione Esonero richiesto non è stata configurata, un utente potrà modificare le date di inizio e/o fine previste direttamente. Per una descrizione di queste impostazioni, consultare Configurazione degli obiettivi dell'indagine.
Le impostazioni di controllo approvazione della richiesta di esonero dall'obiettivo per un obiettivo determinano la percentuale di richieste di esonero inoltrate per un obiettivo di un tipo particolare che deve essere esaminato da un supervisore dell'indagine. Ad esempio, è possibile configurare un controllo di approvazione su un obiettivo che richiede il 60% di approvazione di tutte le richieste inoltrate; il 40% non richiederà l'approvazione. L'impostazione di controlli di approvazione a livello dell'obiettivo controlla tutti gli obiettivi di un tipo particolare. I controlli di approvazione delle richieste di esonero dall'obiettivo possono essere impostati anche a livello di organizzazione e di utente, dove le impostazioni della configurazione utente hanno la precedenza sulle impostazioni dell'unità organizzativa e dell'obiettivo, e le impostazioni dell'unità organizzativa su quelle dell'obiettivo. Di conseguenza le impostazioni del controllo di approvazione per un tipo particolare di obiettivo sono l'ultimo passo nella valutazione da parte del sistema sulla necessità o meno di un'approvazione della richiesta di esonero. In altre parole, quando una richiesta di esonero viene inoltrata per l'approvazione da un utente, il sistema prima verifica le impostazioni del controllo approvazione della richiesta di esonero dall'obiettivo dell'utente, quindi le impostazioni del controllo approvazione della richiesta di esonero dall'obiettivo per l'unità organizzativa a cui appartiene l'utente. Dopo aver verificato queste impostazioni, il sistema controlla le impostazioni di approvazione a livello dell'obiettivo. Il sistema può determinare in qualsiasi punto del processo che la richiesta di esonero richiede l'approvazione.
Il processo di approvazione viene avviato quando un utente inoltra una richiesta di esonero dall'obiettivo. Se non richiede l'approvazione, l'esonero viene approvato automaticamente e le modifiche della data dell'obiettivo divengono effettive. Se l'esonero richiede l'approvazione, lo stato è 'inoltrato'. Notare che può essere in stato 'inoltrato' solo un unico esonero per obiettivo.
Viene inviata una notifica all'utente o al gruppo di utenti appropriato per l'approvazione o il rifiuto della richiesta di esonero. Quando l'utente approva la richiesta di esonero, lo stato della richiesta di esonero cambia in approvato e le modifiche della data divengono effettive. In alternativa, l'utente può rifiutare la richiesta di esonero e lo stato viene impostato su rifiutato.