La ristampa di una comunicazione pro forma riavvia il processo di generazione pro forma come descritto in precedenza. Quando si ristampa una comunicazione, il sistema utilizza le versioni del modello per garantire che ad ogni ristampa venga creata esattamente la stessa comunicazione.
La prima volta che una comunicazione viene stampata, le viene assegnato un numero di versione del modello. Ogni volta che la comunicazione viene ristampata, si utilizza lo stesso numero di versione del modello. Ad esempio, una comunicazione pro forma viene creata dalla versione del modello più recente per la lettera di conferma ricezione della registrazione. Quella stessa lettera di conferma ricezione della registrazione può essere ristampata in qualsiasi momento in futuro, a prescindere dalle modifiche apportate alla versione del modello.
Le versioni dei modelli vengono controllate separatamente dalle comunicazioni pro forma. Quando un modello XSL viene aggiunto al sistema, viene salvato come la prima versione del modello. Ogni volta che uno sviluppatore esegue il check out del modello XSL, vi apporta modifiche e ne riesegue nuovamente il check in, viene creata una versione nuova. Pertanto, se una comunicazione pro forma viene creata da un modello, e tale modello successivamente viene modificato, il numero di versione garantisce che venga utilizzata la versione corretta, piuttosto che quella più recente.
Se un'organizzazione sceglie di integrare le comunicazioni pro forma con un sistema di gestione dei contenuti, il documento PDF generato viene salvato nel sistema di gestione dei contenuti e richiamato da esso per la stampa o per visualizzarne un'anteprima.