La prima fase nel ciclo di vita dell'udienza è la sua pianificazione. Se il ricorso dell'udienza ha un solo richiedente il ricorso, possono essere pianificati quattro tipi di udienza: un'udienza telefonica, un'udienza a domicilio pianificata presso la residenza del richiedente il ricorso, un'udienza per un'ubicazione pianificata presso la sede di un'organizzazione e un'udienza di ufficio in cui il funzionario dell'udienza prende una decisione in merito al ricorso dell'udienza esclusivamente in base alle dichiarazioni e alle prove fornite dai partecipanti al caso. Se il ricorso dell'udienza ha più richiedenti il ricorso, quando si pianifica l'udienza sono disponibili come opzioni di pianificazione solo le udienze per un'ubicazione e le udienze di ufficio.
La pianificazione di udienze per un'ubicazione, telefoniche o a domicilio richiede che vengano conservate le informazioni pertinenti per l'udienza. Ad esempio, le udienze da tenersi presso il domicilio di un richiedente il ricorso o di un convenuto richiedono le appropriate informazioni relative all'indirizzo.
Per tutte le udienze pianificate, viene inviato un avviso a tutti i partecipanti al caso a cui è richiesta la partecipazione all'udienza per informarli che l'udienza si terrà. Questo avviso include la data entro cui devono essere ricevute le dichiarazioni affinché vengano prese in considerazione. Le udienze per un'ubicazione, a domicilio o telefoniche richiedono anche che i partecipanti utente pertinenti vengano invitati all'udienza. Una volta tenuta l'udienza, è possibile aggiornare la presenza di ciascun utente. Inoltre, gli utenti possono essere rimossi dall'elenco delle presenze; questa operazione annulla l'invito all'udienza.
Poiché tutte le udienze per i ricorsi dell'udienza sono presieduti e decisi da un funzionario dell'udienza, la parte principale della pianificazione di un'udienza consiste nel selezionare un funzionario dell'udienza disponibile. I funzionari dell'udienza possono essere selezionati immettendo una data e verificando la disponibilità del funzionario dell'udienza per tale data oppure impostando il sistema in modo da ricercare automaticamente la data successiva in cui i funzionari dell'udienza sono disponibili. La pianificazione automatica è disponibile per tutti i tipi di udienza tranne quelle di ufficio. L'udienza di ufficio si tiene a discrezione del funzionario dell'udienza. Non ci sono altri partecipanti all'udienza e non è possibile richiedere le trascrizioni dell'udienza. Per le udienze per un'ubicazione, il sistema cerca automaticamente la data successiva in cui è disponibile un utente e una specifica sede.