Quando un cliente invia una domanda per posta, la stanza della posta dell'agenzia riceve la domanda e la instrada verso l'operatore di assunzione o la coda di lavoro appropriati per l'elaborazione. Alcune agenzie possono disporre di sistemi di gestione dei documenti o di scansione, in tal caso, la domanda può essere allegata ad un'email o ad un incarico e assegnata ad un operatore di assunzione o ad una coda di lavoro. L'operatore di assunzione esamina i dettagli immessi nella domanda e decide come procedere. La maggior parte delle domande cartacee non contengono lo stesso livello di dettaglio delle domande online e le informazioni obbligatorie non possono essere applicate, quindi l'operatore di assunzione deve decidere dispone di informazioni sufficienti per elaborare la domanda. Nella maggior parte dei casi, l'operatore di assunzione, pianificherà un'intervista con il cliente per acquisire le altre informazioni necessarie.
Se sono disponibili le informazioni obbligatorie necessarie per inoltrare il flusso guidato della domanda, l'operatore può acquisire tali informazioni tramite il flusso guidato della domanda, impostare la data di archiviazione della domanda sulla data appropriata (in base alla politica dell'agenzia per l'impostazione della data di archiviazione delle domande ricevute tramite posta) e inoltrare la domanda in modo che i dettagli vengano memorizzati nel sistema.