Des personnes peuvent être enregistrées comme participants de type candidat si l'organisation ne dispose pas de suffisamment d'informations pour les enregistrer comme participants de type personne. Les candidats peuvent être enregistrés dans le cadre de la création d'un nouveau dossier ou ils peuvent être enregistrés de la même manière que les autres types de participant. Ils sont modélisés de la même façon que les participants de type personne, mais les informations requises sont moins nombreuses lors de l'enregistrement d'un candidat. Cela signifie que l'éligibilité potentielle d'un individu peut être examinée même si les informations sur cette personne sont limitées. Si l'organisation obtient davantage d'informations sur une personne après l'avoir enregistrée en tant que candidat, le candidat peut ensuite être enregistré en tant que participant de type personne.
Les employeurs potentiels sont enregistrés de la même manière que les autres types de participant. Si l'organisation obtient davantage d'informations sur un employeur après l'avoir enregistré en tant qu'employeur potentiel, il peut ensuite être enregistré en tant que participant de type employeur.
L'enregistrement des représentants est différent de l'enregistrement standard. Les représentants peuvent être enregistrés en tant que contacts pour des participants, que correspondants pour des participants ou des dossiers, et que bénéficiaires de dossier. Les représentants sont enregistrés dans le cadre de la création de ces rôles plutôt qu'en tant que processus métier indépendant. Par exemple, quand une lettre est envoyée à un correspondant qui n'est pas un participant enregistré, le correspondant est automatiquement enregistré en tant que représentant. Les informations saisies pour le correspondant (telles que le nom et l'adresse) sont automatiquement transférées vers le représentant. Notez que les représentants sont généralement accessibles à partir de l'endroit où ils ont été enregistrés car leur seul but est lié au rôle pour lequel ils ont été ajoutés. La date de naissance du représentant permet de différencier un représentant de type personne d'un représentant de type organisation.