L'enregistrement d'un participant place une personne ou un organe dans un rôle spécifique et définit le type de participant de la personne ou de l'organe. Le processus d'enregistrement peut être configuré pour faciliter les exigences métier de l'organisation ; il peut être mis en oeuvre en tant que processus indépendant ou comme partie du traitement du dossier, de son examen préalable, de son admission, etc. Par exemple, une personne peut être enregistrée indépendamment de tout autre processus métier ou en tant que partie de la création d'un dossier.
L'enregistrement d'un participant ajoute également un nouveau participant au système. Plusieurs catégories d'informations peuvent être enregistrées pour chaque nouveau participant. Si certaines de ces catégories sont communes à tous les types de participants, d'autres concernent uniquement certains types de participant. Par exemple, l'information commune de date de naissance est généralement utile ou applicable à tous les types de participant. Par exemple, les informations d'adresse peuvent être gérées pour tous les types de participant et utilisées pour la correspondance avec les participants. Les informations supplémentaires sont généralement utiles ou applicables uniquement à certains types de participant. Par exemple, les informations de résidence à l'étranger ne peuvent être gérées que pour des personnes et des candidats.
L'enregistrement d'un participant confirme que toutes les informations nécessaires sont collectées. Il permet également de déterminer si un participant a déjà été enregistré. Cela empêche que le même participant soit ajouté au système plusieurs fois. Cela évite également qu'un utilisateur ou un employeur déjà enregistré en tant que participant soit à nouveau enregistré en tant que candidat.
En outre, l'enregistrement d'un participant prend en charge plusieurs enregistrements pour un individu ou organisme. Par exemple, un organisme qui fournit des produits et emploie des personnes peut être enregistré comme étant à la fois un fournisseur de produits et un employeur. Un enregistrement distinct est effectué pour chaque type de participant, mais les participants sont liés dans le système et les informations sont partagées entre eux.