Un formulaire de demande est un script IEG (Intelligent Evidence Gathering) qui comprend un ensemble de questions destinées à capturer les informations nécessaires pour autoriser le ou les programmes demandés par un client. L'organisation peut déterminer si les agents peuvent créer le dossier d'inscription à l'aide d'un formulaire de demande. Le script IEG peut être configuré par un administrateur à l'aide de l'éditeur IEG. Voir le guide utilisation de Cúram Intelligent Evidence Gathering pour plus d'informations sur la configuration des scripts IEG.
L'agent peut lancer le script de formulaire de demande à partir des emplacements suivants dans la demande :
Lors du lancement du formulaire de demande, l'agent se voit présenter différentes options, en fonction de la manière dont le système est configuré. Si plusieurs formulaires de demande sont configurés, l'agent doit sélectionner le formulaire de demande avec lequel il souhaite continuer. Si plusieurs programmes sont associés au formulaire de demande sélectionné, l'agent doit sélectionner les programmes demandés par le client. L'agent reçoit alors le script.
L'organisation peut configurer le système pour empêcher la multiplication des demandes de programme en attente concernant le même programme et le même client. Si cette option est configurée, un message de validation s'affiche pour l'agent, empêchant ce dernier de poursuivre avec le formulaire de demande.
Les informations obligatoires pour traiter la demande sont capturées via un ensemble de questions orientées dans le script IEG. Des groupes de questions sont présentés par séquence, leurs réponses étant définies par l'agent au fur et à mesure de la progression du formulaire de demande. Les questions peuvent être catégorisées en fonction du type d'informations capturées sur la demande, par exemple par foyer, emploi, dépenses, ressources.
L'agent peut fermer le formulaire de demande à tout moment. Le formulaire de demande peut être enregistré et repris à partir de ce même moment ultérieurement. Il peut également être supprimé si le client ne souhaite pas poursuivre la demande. Une fois que le formulaire de demande est supprimé, il n'est plus accessible et ne peut plus être mis à jour.
Lorsque le formulaire de demande est enregistré, un numéro de référence est généré. Ce numéro de référence peut être donné au client puis être utilisé par l'agent pour rechercher les dossiers de demande créés lors de la soumission du formulaire de demande.
L'organisation peut décider que des dossiers d'inscription distincts sont créés pour les programmes demandés sur un formulaire de demande. Ceci peut être obligatoire si, par exemple, différentes unités organisationnelles traitent des demandes relatives à différents programmes. Si plusieurs dossiers d'inscription sont créés lors de la soumission du formulaire de demande, chaque dossier d'inscription disposera également de ce numéro de référence associé de telle sorte que l'agent peut rechercher et trouver tous les dossiers d'inscription créés suite à la soumission d'un formulaire de demande.
L'organisation peut déterminer si un formulaire de demande peut être soumis une fois que les informations minimales requises ont été capturées ou s'il peut uniquement être soumis une fois que le script est terminé. L'organisation peut également configurer un script de soumission pour un formulaire de demande. Un script de soumission capture des informations supplémentaires, comme l'accord du client relatif aux dispositions du ou des programmes. Si un script de soumission est configuré, l'agent doit terminer celui-ci avant que le formulaire de demande puisse être soumis. S'il n'y a pas de script de soumission configuré, le formulaire de demande est soumis directement lorsque le script est terminé ou lorsque l'agent sélectionne l'option de soumission à partir de la liste des formulaires de demande du client.
Une liste des formulaires de demande est fournie sur les onglets de candidat et de personne. Cette liste affiche les formulaires de demande de statut 'En cours' et 'Terminé' associés au client. Le formulaire de demande est enregistré comme 'En cours' lorsque l'agent décide d'enregistrer et de quitter le script sans le terminer. Le formulaire de demande est enregistré comme 'Terminé' une fois que l'agent a terminé le script entier, qu'il passe au script de soumission puis l'enregistre et le quitte à ce moment précis.
Une fois que le formulaire de demande est soumis, il ne s'affiche plus dans la liste car à ce moment précis, le dossier d'inscription est créé et est accessible à partir de la liste des dossiers d'inscription du client. Les formulaires de demande supprimés ne sont plus affichés dans la liste.
Un formulaire de demande peut faire l'objet de plusieurs changements de statut tout au long de son cycle de vie. La table ci-dessous décrit les changements en question.
| Statut | Description |
|---|---|
| En cours | Le formulaire de demande est démarré mais non terminé. |
| Terminé | Le formulaire de demande est terminé mais le script de soumission est en cours.Les formulaires de demande 'En cours' qui disposent d'un script de soumission configuré peuvent passer au statut 'Terminé'. |
| Soumis | Le formulaire de demande a été soumis.Les formulaires de demande ayant le statut 'En cours' ou 'Terminé' peuvent être soumis. Si l'organisation a décidé que le formulaire peut uniquement être soumis une fois terminé, l'agent doit avoir terminé le formulaire entier avant que celui-ci puisse être soumis. Sinon, il peut être soumis à n'importe quel moment une fois que le formulaire de demande a été démarré. |
| Supprimé | Le formulaire de demande a été supprimé par l'agent. Seuls les formulaires de demande 'En cours' peuvent être supprimés. |