Des individus peuvent être enregistrés en tant que candidats si l'organisation ne possède pas assez d'informations pour les enregistrer en tant que personnes. Les candidats peuvent être enregistrés lors de la création d'un nouveau dossier de tri ou de la même manière que les autres types de participant. Ils sont conçus de la même manière que les personnes mais il y a moins d'exigences en matière d'informations lors de l'enregistrement d'un candidat. Cela signifie qu'un individu peut être trié en vue d'une éligibilité potentielle même si les informations sur cet individu sont limitées. Si l'organisation obtient plus d'informations sur un individu après l'avoir enregistré en tant que candidat, ce dernier peut ensuite être enregistré en tant que personne et les informations éventuelles conservées pour ce candidat sont alors automatiquement copiées sur l'enregistrement de la personne.
Les employeurs potentiels sont enregistrés de la même manière que les autres types de participant. Si l'organisation obtient plus d'informations sur un employeur après l'avoir enregistré en tant qu'employeur potentiel, ce dernier peut ensuite être enregistré en tant qu'employeur.
L'enregistrement des représentants est différent de l'enregistrement standard. Les représentants peuvent être enregistrés comme contacts pour les participants, correspondants pour les participants ou dossiers et candidats du dossier. Les représentants sont enregistrés lors de la création de ces rôles plutôt que dans le cadre d'un processus métier indépendant. Par exemple, lorsqu'une lettre est envoyée à un correspondant qui n'est pas un participant enregistré, le correspondant est automatiquement enregistré en tant que représentant. Les informations entrées pour le correspondant (comme le nom et l'adresse) sont automatiquement transférées au représentant. Remarque : Les représentants sont généralement accessibles depuis l'emplacement où ils ont été enregistrés car leur but est uniquement lié au rôle pour lequel ils ont été ajoutés. La date de naissance du représentant permet de différencier un représentant de personne d'un représentant d'organisation.