L'enregistrement d'un participant place un individu ou un corps dans un rôle spécifique et définit le type de participant de l'individu ou du corps. Le processus d'enregistrement peut être configuré pour simplifier les besoins métier de l'organisation. Il peut être implémenté en tant que processus indépendant ou dans le cadre d'un traitement, d'un tri, d'une saisie de dossier, etc. Par exemple, une personne peut être enregistrée indépendamment de tout autre processus métier ou dans le cadre d'une création de dossier.
L'enregistrement d'un participant ajoute également un nouveau participant au système. Plusieurs catégories d'informations peuvent être enregistrées pour chaque nouveau participant. Si certaines catégories sont communes à tous les types de participant, d'autres se rapportent uniquement à certains types de participant. C'est le cas, par exemple, de la date d'anniversaire. Les informations communes sont généralement utiles ou applicables à tous les types de participant. Par exemple, les informations sur l'adresse peuvent être conservées pour tous les types de participant et servir pour la correspondance de participant. Les informations complémentaires sont généralement utiles ou applicables uniquement à certains types de participant. Par exemple, les informations sur les 'relations' peuvent être conservées pour les personnes et les candidats.
L'enregistrement de participant permet de valider que toutes les informations nécessaires sont collectées. Il vérifie également qu'un participant a déjà été enregistré. Cela évite que le même participant soit ajouté au système plusieurs fois. Cela empêche également qu'une personne ou un employeur déjà enregistré en tant que participant soit de nouveau enregistré en tant que candidat.
En outre, un enregistrement de participant prend en charge plusieurs enregistrements pour un individu ou un corps. Par exemple, un corps qui fournit des produits et emploie des personnes peut être enregistré à la fois en tant que fournisseur de produits et employeur. Un enregistrement distinct est effectué pour chaque type de participant, mais les participants sont liés sur le système et les informations sont partagées entre eux.