Les dossiers sont créés et gérés par les assistants sociaux disposant des privilèges utilisateur propriétaire et superviseur du dossier.
Le propriétaire d'un dossier en est responsable. Généralement, le propriétaire du dossier gère les informations du dossier, les rassemble, vérifie l'admissibilité, et envoie le dossier pour approbation. Le superviseur du dossier vérifie les données saisies par l'assistant social et approuve le dossier pour activation.
L'application fournit un exemple de stratégie de propriété de dossier qui peut être remplacé par les organismes si nécessaire. L'exemple de stratégie de propriété de dossier détermine le propriétaire initial du dossier en fonction du type de dossier : intégré ou distribution de produit. Lorsqu'un dossier intégré est créé, la stratégie de propriété du dossier définit automatiquement le propriétaire initial du dossier comme étant l'administrateur du client principal. Lorsqu'un dossier de distribution de produit est créé, le système définit automatiquement le propriétaire du dossier intégré associé comme propriétaire initial du dossier de distribution de produit. Lorsqu'un dossier intégré est rouvert, la stratégie de propriété du dossier définit le propriétaire du dossier rouvert comme étant l'administrateur du client principal.
La stratégie de propriété du dossier détenu par l'organisme peut être configurée en fonction de ces conditions. Par exemple, l'organisme souhaitera peut-être diriger les dossiers de bons alimentaires à un ensemble d'utilisateurs et les dossiers de soutien financier à un autre ensemble d'utilisateurs. Pour de plus amples informations sur la configuration de la propriété du dossier, voir la section Configuration de la propriété du dossier.
Le propriétaire du dossier peut être également défini manuellement comme tout groupe d'utilisateurs ou d'organisations comme par exemple une unité organisationnelle, un poste, ou une file d'attente de travaux. Si le propriétaire du dossier est défini comme étant une unité organisationnelle, une file d'attente de travaux ou un poste, tous les utilisateurs membres du groupe de l'organisation peuvent travailler sur le dossier. Pour plus d'informations, voir la section Modification manuelle du propriétaire et du superviseur du dossier.