Un client envoie sa demande par la poste, l'organisme la reçoit et il l'envoie à l'agent de saisie approprié ou une file d'attente de travaux. Certains organismes peuvent disposer de systèmes de numérisation ou de gestion des documents. Dans ce cas, la demande peut être jointe à un courrier électronique ou une tâche et affectée à un agent de saisie ou une file d'attente de travaux. L'agent de saisie vérifie les informations entrées dans la demande et décide de la suite à donner. La plupart des demandes papier ne contiennent pas le niveau de détail des demandes en ligne et des informations obligatoires ne peuvent pas être utilisées. Par conséquent, l'agent de saisie doit déterminer s'il dispose de suffisamment d'informations pour traiter la demande. Dans la plupart des cas, l'agent de saisie planifie un entretien avec le client pour collecter les informations nécessaires manquantes.
Si les informations obligatoires nécessaires pour soumettre le flux guidé de demande sont disponibles, l'agent peut collecter ces informations via le flux guidé de demande, définir la date d'enregistrement de la demande (en fonction de la politique de l'organisme en matière définition de date d'enregistrement des demandes soumises par la poste) et soumettre la demande pour stocker les informations dans le système.