Los individuos se pueden registrar como participantes de tipo candidato si la organización no tiene suficiente información para registrarlos como participantes de tipo persona. Los candidatos se pueden registrar como parte de la creación de un nuevo caso de exploración o se pueden registrar de la misma forma que los otros tipos de participante. Se modelan de forma similar a los participantes de tipo persona pero existen menos requisitos de información durante el registro del candidato. Esto significa que un individuo puede explorarse para elegibilidad potencial incluso si la información sobre dicho individuo es limitada. Si la organización obtiene más información sobre un individuo después de registrarlo como candidato, entonces el candidato se puede registrar como un participante de tipo persona.
Los posibles empleadores se registran del mismo modo que los otros tipos de participante. Si la organización obtiene más información sobre un empleador después de registrarlo como un posible empleador, entonces se puede registrar como un participante de tipo empleador.
El registro de representantes difiere del registro estándar. Los representantes se pueden registrar como contactos para participantes, corresponsales para participantes o casos y candidatos de un caso. Los representantes se registran como parte de la creación de estos roles en lugar de un proceso empresarial independiente. Por ejemplo, cuando se envía una carta a un corresponsal que no es un participante registrado, el corresponsal se registra automáticamente como un representante. La información especificada para el corresponsal (por ejemplo, el nombre y la dirección) se transfiere automáticamente al representante. Tenga en cuenta que normalmente se accede a los representantes desde el lugar en que están registrados ya que su finalidad sólo está relacionada con el rol para el que se han añadido. La fecha de nacimiento del representante se utiliza para diferenciar el representante de una persona del representante de una organización.