El registro del participante sitúa una persona u organismo en un rol específico y define el tipo de participante de la persona u organismo. El proceso de registro se puede configurar para facilitar los requisitos de la organización; se puede implementar como un proceso independiente o como parte del proceso de un caso, exploración, admisión, etc. Por ejemplo, se puede registrar una persona independientemente de cualquier otro proceso empresarial o como parte de la creación de un caso.
El registro del participante también añade un nuevo participante al sistema. Se pueden almacenar varias categorías de información para cada nuevo participante. Mientras que algunas de estas categorías son comunes a todos los tipos de participante, otras sólo se relacionan con algunos tipos de participante. Por ejemplo, la información común de la fecha de nacimiento generalmente es útil o aplicable a todos los tipos de participante. Por ejemplo, la información de direcciones se puede mantener para todos los tipos de participante y se utiliza para la correspondencia de participante. La información adicional generalmente sólo es útil o aplicable a algunos tipos de participante. Por ejemplo, la información de residencia en el extranjero sólo se puede mantener para personas y candidatos.
El registro del participante valida que se recopile toda la información necesaria. También realiza una comprobación para determinar si un participante ya se ha registrado. Esto evita que el mismo participante se añada al sistema más de una vez. También evita que una persona o empleador que ya se ha registrado como un participante se vuelva a registrar como candidato.
De forma adicional, el registro del participante admite varios registros para una persona u organismo. Por ejemplo, un organismo que proporciona productos y emplea a personas puede haberse registrado como un proveedor de producto y como un empleador. Se realiza un registro separado para cada tipo de participante, pero los participantes están enlazados en el sistema y comparten información.