Las agencias pueden definir factores por los que los clientes o grupos de clientes son evaluados cuando se ejecuta una evaluación. Las necesidades de los clientes se evalúan utilizando factores. Normalmente un factor se considera una necesidad o una barrera. Las necesidades son cosas que un cliente o familia necesitan pero no tienen para ser autosuficientes. Las barreras son condiciones que impiden o complican la capacidad de un cliente para obtener o conseguir algo. El administrador puede especificar si el factor está involucrado en la planificación y no se utiliza sólo para grabar resultados para poder asociar los resultados y las actividades al factor. Entre los ejemplos de factores de evaluación se incluyen la protección, las habilidades de los padres y el abuso de sustancias. Generalmente las agencias evalúan a los clientes y/o familias para medir su situación actual en relación con uno o más factores.