Los registros de identificación se utilizan para almacenar diferentes formas de identificación de participante como, por ejemplo, números de pasaporte y números de seguridad social. Las organizaciones suelen utilizar registros de identificación para identificar y buscar participantes.
Si en el registro de una persona o candidato no se especifica una referencia de identificación, el sistema creará automáticamente un registro de pruebas de identificación de número de referencia. Una persona o un candidato puede tener varias instancias de la mayoría de los tipos de identificación, pero solo puede tener un único número de la seguridad social o número de cartilla en un momento dado. Las fechas de inicio y de finalización se utilizan para registrar el período de validez de la forma de identificación concreta. Por ejemplo, es posible que una persona tenga doble ciudadanía y, por tanto, tenga dos pasaportes válidos, ambos con fechas de caducidad. Si la persona renueva ambos pasaportes, al usuario le bastará con actualizar las fechas de finalización de ambos registros de identificación. Si dicha persona se pone en contacto con la organización para decir que se equivocó al especificar el número de pasaporte al solicitar en línea prestaciones, el usuario puede buscar el correspondiente registro de identificación y actualizarlo como una corrección. Puesto qeu las referencias de identificación no cambian con el tiempo, no se permiten las sucesiones.
Los registros de identificación recibidos de otro caso se procesan de forma automática. Para hacerlo, el sistema comprueba el registro entrante para determinar si trata la identificación como un registro nuevo, si modifica un registro existente o si la considera un duplicado de una identificación ya almacenada. Si se considera que la identificación es un duplicado (todos los atributos del registro coinciden con un registro de dirección de correo electrónico almacenado) no se realizan actualizaciones.
Para determinar si se añade un nuevo registro o si se modifica uno existente, el sistema comprueba si existe algún registro que sea lógicamente idéntico comparando los atributos 'Referencia de ID' y 'Tipo'. Si los atributos coinciden, el sistema actualiza el registro existente almacenado con los detalles del registro entrante (cuando el registro entrante tenga una fecha de recepción más reciente). Si no coincide ninguno de los atributos, el sistema lo añadirá como un nuevo registro de identificación.