Si bien la información de direcciones de correo electrónico puede registrarse para todos los tipos de participante, las direcciones de correo electrónico de persona y candidato se mantienen como prueba. Una persona o un candidato pueden tener un tipo de dirección de correo electrónico personal o de trabajo, y se permiten varias instancias de cada tipo. Las fechas de inicio y de finalización se utilizan para registrar el período durante el cual una determinada dirección de correo electrónico es válida. Los detalles de una dirección de correo electrónico no cambian con el tiempo. Aunque un individuo puede dejar de utilizar una determinada dirección de correo electrónico, los detalles de dicha dirección no cambian. Por esta razón, al mantener la información de dirección de correo electrónico en el sistema, los usuarios deben crear registros nuevos o bien corregir los registros existentes, no permitiéndose las sucesiones.
Los registros de dirección de correo electrónico recibidos de otro caso se procesan de forma automática. Para hacerlo, el sistema comprueba el registro entrante para determinar si trata la dirección de correo electrónico como un registro nuevo, si modifica una dirección de correo electrónico existente o si la considera un duplicado de una dirección de correo electrónico ya almacenada. Si se considera que la dirección de correo electrónico es un duplicado (todos los atributos del registro coinciden con un registro de dirección de correo electrónico almacenado) no se realizan actualizaciones.
Para determinar si se añade un nuevo registro o si se modifica uno existente, el sistema comprueba en primer lugar si existe algún registro que sea lógicamente idéntico. Lógicamente idéntico significa que una serie de atributos coinciden con el registro entrante (en este caso serían 'tipo de correo electrónico' y 'dirección'). Si los atributos coinciden, el sistema actualiza el registro existente almacenado con los detalles del registro entrante (cuando el registro entrante tenga una fecha de recepción más reciente). Si no coincide ninguno de los atributos, el sistema lo añadirá como una dirección de correo electrónico nueva.