El registro de un participante asigna un determinado rol a un individuo u organismo y define el tipo de participante de dicho individuo u organismo. El proceso de registro se puede configurar para adaptarse mejor a los requisitos de negocio de una organización; puede implementarse como un proceso independiente o como parte de un procesamiento, una exploración, una admisión, etc. Por ejemplo, una persona puede registrarse independientemente de cualquier otro proceso de negocio o como parte de una creación de caso.
El registro de un participante también añade un nuevo participante al sistema. Se pueden almacenar varias categorías de información para cada nuevo participante. Si bien algunas de estas categorías son comunes a todos los tipos de participante, otras solo están asociadas a determinados tipos de participante como, por ejemplo, la fecha de nacimiento. La información común suele ser aplicable a todos los tipos de participantes, o de interés para ellos. Por ejemplo, la información de direcciones se pueden mantener para todos los tipos de participante y se utiliza en la correspondencia del participante. La información adicional solo suele ser aplicable a determinados tipos de participante, o de interés para ellos. Por ejemplo, la información de relaciones solo puede mantenerse para personas y candidatos.
El registro de participantes valida que se haya recopilado toda la información necesaria. También comprueba si un participante ya está registrado, lo que impide que el mismo participante se añada al sistema más de una vez. También impide que una persona o empleador ya registrados en el sistema como participantes se vuelvan a registrar como candidatos.
Además, el registro de participantes soporta varios registros para un individuo u organización. Por ejemplo, un organismo que proporciona productos y emplea personas pueden registrarse como proveedor de producto y como empleador. Si bien se realiza un registro aparte por cada tipo de participante, los participantes quedan enlazados en el sistema y se comparte la información entre ellos.