Cualquier individuo invitado a una reunión que tenga una dirección de correo electrónico válida recibirá una solicitud de invitación a la reunión a través de correo electrónico y puede elegir entre aceptar, rechazar o marcar como provisional la reunión utilizando su calendario PIM. Si un invitado no tiene una dirección de correo electrónico válida registrada, no se le enviará una solicitud de reunión y se mostrará un mensaje informativo al organizador de la reunión.
Cuando se crea un calendario de caso, el usuario puede seleccionar si invitar al cliente principal del caso, y a otros usuarios o participantes implicados en el caso. Se puede invitar a asistentes a la reunión adicionales, una vez creada la reunión. Además de realizar la selección en una lista de participantes en un caso o de usuarios relacionados con el caso, el usuario también puede seleccionar a personas y usuarios registrados en el sistema y también puede especificar una dirección de correo electrónico para aquellos individuos que no estén registrados en el sistema.
Una de las ventajas de enviar las solicitudes de reunión es que permite a los potenciales asistentes a la reunión guardar la reunión planificada no solamente en sus calendarios de aplicación sino también en cuentas de correo electrónico alternativas, tales como Microsoft Outlook.