Unter Kommunikationen versteht man die Korrespondenz mit der Organisation. Kommunikationen, die sich auf den Beteiligten beziehen, sind in der Kommunikationsliste des Beteiligten enthalten. Der Beteiligte kann der Kommunikationspartner für alle Kommunikationen dieser Liste sein, muss es aber nicht. Beispielsweise kann ein Brief stellvertretend für den Beteiligten an eine externe Agentur gesendet werden.
Kommunikationen können in Papierform oder per Telefon bzw. E-Mail erfolgen. Ausgehende Kommunikationen können mit Microsoft Word-Vorlagen, XSL-Vorlagen oder per E-Mail erstellt und dann automatisch für einen Beteiligten gespeichert werden. Ausgehende und eingehende Kommunikationen können auch nach dem Versenden bzw. Empfangen erfasst werden. Ein Brief von einem Beteiligten kann zum Beispiel eingescannt und dann für den Beteiligten gespeichert werden.
Damit Kommunikationen an einen Beteiligten ausgegeben werden können, müssen entsprechende Informationen zum Beteiligten gespeichert sein. Zum Beispiel muss die E-Mail-Adresse des Beteiligten vorliegen, damit diesem eine E-Mail gesendet werden kann. Kommunikationen können nicht an Anwärter gesendet werden, für die kein Nachname oder keine Adresse erfasst ist.
Wenn eine Kommunikation an eine Person gesendet wird, die kein registrierter Beteiligter ist, müssen die Kommunikationsinformationen zum Kommunikationspartner manuell eingegeben werden. Der Kommunikationspartner wird automatisch als Repräsentant registriert, und die eingegebenen Informationen werden gespeichert.