Bei einem Gruppenpostfach handelt es sich um eine abonnementbasierte Liste, die als Zielposten für ein Zuteilungsziel zugewiesen werden kann. Die Wartung von Gruppenpostfächern erfolgt über die Funktion "Workflowadministration". Dort kann ein Administrator Gruppenpostfächer erstellen, bearbeiten oder aus dem System entfernen.
Gruppenpostfächer benötigen einen zugewiesenen Administrator. Der Administrator kann für Benutzer Abonnements des Gruppenpostfachs einrichten. Sofern die Definition des Gruppenpostfachs festlegt, dass Benutzer das Gruppenpostfach abonnieren können, sind Benutzer ansonsten auch in der Lage, das Gruppenpostfach selbst zu abonnieren. Gruppenpostfächer können auch eine Vertraulichkeitsstufe besitzen, die den Benutzerzugriff auf das Gruppenpostfach beschränkt. Dabei wird die Vertraulichkeitsstufe des Gruppenpostfachs mit der Vertraulichkeitsstufe des Benutzers verglichen.
Gruppenpostfächer können für bestimmte Tätigkeiten oder Rollen, für bestimmte Abteilungen oder andere Anordnungen definiert werden, z. B. das Gruppenpostfach "Forderungsbewilligung" und das Gruppenpostfach "Forderungsabteilung". Aufgaben, die einem Gruppenpostfach zugewiesen sind, sind für alle Benutzer, die dieses Gruppenpostfach abonniert haben, sichtbar.