Ein Name ist jeder beliebige Name, der für eine Person oder einen Beteiligten aufgezeichnet wurde. Es können eine Reihe verschiedener Typen von Namen erfasst werden, wie zum Beispiel 'Registriert', 'Bevorzugt', 'Alias' oder 'Künstlername'. Die Namensinformationen werden bei der Registrierung erfasst. Nach Abschluss der Registrierung wird automatisch ein Datensatz mit den 'registrierten' Angaben zum Namen erstellt. Für die Registrierung eines Anwärters ist lediglich ein Vorname erforderlich. Soll der Anwärter zu einem späteren Zeitpunkt als Person registriert werden, muss im Rahmen des Registrierungsprozesses für Personen auch ein Nachname erfasst werden. Eine Person oder ein Anwärter kann über mehrere Aliasnamen oder Künstlernamen verfügen. Eine Person kann jedoch immer nur einen einzigen 'registrierten' oder 'bevorzugten' Namen besitzen. Da sich der registrierte oder bevorzugte Name eines Beteiligten jedoch im Laufe der Zeit ändern kann, haben Benutzer die Möglichkeit, diese Datensätze in Form von Korrekturen oder sukzessiv gültige Änderungen zu aktualisieren. Ein Kunde könnte zum Beispiel die Organisation darüber informieren, dass er beim Ausfüllen eines Online-Antrags auf Leistungen seinen Namen falsch geschrieben hat. Der Benutzer würde den entsprechenden Datensatz für den Namen suchen und den Namen dann in Form einer Korrektur aktualisieren. Derselbe Kunde könnte zu einem späteren Zeitpunkt der Organisation mitteilen, dass er seinen Namen geändert hat. In diesem Fall würde der Benutzer den vorhandenen Namensdatensatz suchen und so bearbeiten, dass er durch die Angabe von 'Gültigkeitsdatum der Änderung' erst ab einem bestimmten Datum Gültigkeit hat.
Die aus einem anderen Fall mit dem Broker bereitgestellten Namensdatensätze werden automatisch verarbeitet. Hierzu prüft das System den eingehenden Datensatz, um zu ermitteln, ob der Name wie ein neuer Datensatz behandelt werden soll, ob eine vorhandener Datensatz geändert werden muss oder ob es sich um ein Duplikat eines bereits gespeicherten Datensatzes handelt. Wenn der Namensdatensatz als Duplikat angesehen wird (da alle Attribute für den Datensatz mit einem bereits vorhandenen Datensatz übereinstimmen), wird keine Aktualisierung vorgenommen.
Um zu bestimmen, ob ein neuer Datensatz hinzugefügt wird oder Änderungen an einem bereits vorhandenen Datensatz vorgenommen werden müssen, überprüft das System anhand eines Vergleichs der Attribute für den Vornamen, den Nachnamen und den Typ, ob ein logisch identischer Datensatz vorhanden ist. Wenn die Attribute übereinstimmen, aktualisiert das System dann den vorhandenen gespeicherten Datensatz mit den Details des eingehenden Datensatzes (sofern der eingehende Datensatz das aktuellere Eingangsdatum aufweist). Wenn es bei den Attributen keinerlei Übereinstimmungen gibt, fügt das System diesen Datensatz als neuen Namensdatensatz hinzu.