Informationen zu E-Mail-Adressen können zwar für alle Beteiligtentypen erfasst werden, aber E-Mail-Adressen für Personen und Anwärter werden in Form von Angaben verwaltet. Eine Person oder ein Anwärter kann über eine Reihe verschiedener Typen von E-Mail-Adressen (wie 'Privat' oder 'Geschäftlich') verfügen, und es sind auch mehrere Instanzen eines jeden Typs zulässig. Anhand von Start- und Enddaten ('Von' bzw. 'Bis') wird der Gültigkeitszeitraum für eine bestimmte E-Mail-Adresse eingetragen. Die Details einer E-Mail-Adresse ändern sich im Laufe der Zeit nicht. An den Details einer E-Mail-Adresse treten selbst keine Änderungen auf, selbst wenn eine Person diese E-Mail-Adresse nicht mehr verwendet. Aus diesem Grund müssen Benutzer bei der Pflege von Informationen für E-Mail-Adressen im System entweder neue Datensätze erstellen oder die vorhandenen Datensätze korrigieren. Folgesätze, d. h. sukzessiv gültige E-Mailadressen, sind nicht zulässig.
Die aus einem anderen Fall mit dem Broker bereitgestellten Datensätze für E-Mail-Adressen werden automatisch verarbeitet. Hierzu prüft das System den eingehenden Datensatz, um zu ermitteln, ob das System die E-Mail-Adresse wie einen neuen Datensatz behandeln soll, ob eine vorhandene E-Mail-Adresse geändert werden muss oder ob die E-Mail-Adresse als Duplikat einer bereits gespeicherten E-Mail-Adresse gilt. Wenn die E-Mail-Adresse als Duplikat angesehen wird (da alle Attribute für den Datensatz mit einem bereits vorhandenen E-Mail-Adressdatensatz übereinstimmen), wird keine Aktualisierung vorgenommen.
Um zu bestimmen, ob ein neuer Datensatz hinzugefügt werden muss oder Änderungen an einem bereits vorhandenen Datensatz vorgenommen werden müssen, überprüft das System zuerst, ob ein logisch identischer Datensatz vorhanden ist. 'Logisch identisch' bedeutet, dass eine Reihe von Attributen mit dem eingehenden Datensatz übereinstimmen. Im beschriebenen Fall würde dies die Attribute für den E-Mail-Typ und die Adresse einschließen. Wenn die Attribute übereinstimmen, aktualisiert das System dann den vorhandenen gespeicherten Datensatz mit den Details des eingehenden Datensatzes (sofern der eingehende Datensatz das aktuellere Eingangsdatum aufweist). Wenn es bei den Attributen keinerlei Übereinstimmungen gibt, fügt das System diesen Datensatz als neue E-Mail-Adresse hinzu.