Beim erneuten Druckvorgang für eine Proformakommunikation wird das Verfahren der Proformaerstellung erneut wie oben beschrieben gestartet. Beim erneuten Drucken einer Kommunikation verwendet das System Vorlagenversionen, damit sichergestellt wird, dass bei jedem Druckvorgang die exakt gleiche Kommunikation erstellt wird.
Beim ersten Druckvorgang für eine Kommunikation wird dieser eine Vorlagenversionsnummer zugewiesen. Bei allen Druckwiederholungen der Kommunikation wird dieselbe Vorlagenversionsnummer verwendet. Eine Proformakommunikation wird z. B. anhand der neuesten Vorlagenversion für den Brief zur Registrierungsbestätigung erstellt. Derselbe Brief zur Registrierungsbestätigung kann nun in Zukunft jederzeit erneut ausgedruckt werden, unabhängig von den Änderungen, die an der Vorlagenversion vorgenommen werden.
Vorlagenversionen werden unabhängig von den Proformakommunikationen gesteuert. Sobald dem System eine XSL-Vorlage hinzugefügt wird, wird diese als erste Version der Vorlage gespeichert. Jedes Mal, wenn ein Entwickler die XSL-Vorlage auscheckt, sie ändert und wieder eincheckt, wird eine neue Version angelegt. Wenn also eine Proformakommunikation aus einer Vorlage erstellt wird, die später abgeändert wird, gewährleistet die Versionsnummer, dass die korrekte Version (und nicht immer die neueste) verwendet wird.
Wenn eine Organisation Proformakommunikationen in ein Contentverwaltungssystem integriert, werden erstellte PDF-Dokumente im Contentverwaltungssystem gespeichert und für Vorschau und Druck aus diesem abgerufen.