XSL-Vorlagen werden verwendet, um eine große Anzahl an Proformakommunikationen mittels XSL-Formatvorlagen zu erstellen. Diese Formatvorlagen umfassen Variablen, mit denen das System angewiesen wird, Platzhalter durch bestimmte Informationen zu ersetzen.
Im Rahmen des Proformaerstellungsverfahrens werden die von den Variablen bezeichneten, spezifischen Daten vom Server der Anwendung abgerufen und mit der XSL-Formatvorlage zu einer XML-Datei zusammengeführt. Zum Beispiel wird der Name des Kommunikationspartners an Stelle der Variable in das XML-Dokument eingefügt. Dies ist die erste Phase im Verfahren der Proformaerstellung. In der nächsten Phase wird die XML-Datei vom XML-Server der Anwendung in das PDF-Format konvertiert. Das PDF-Dokument kann dann ausgedruckt und per Post oder per Fax an den Kommunikationspartner gesendet werden.