在您配置許可權前,瞭解如何將許可權授與個別的使用者相當有用。中心社群中的三種實體(社群操作員、社群管理員和參與者) 皆有一個「管理者」使用者。在您建立「社群管理員」或參與者時, 您將實際建立該實體的「管理者」使用者。 (以「社群操作員」來說, 會自動建立一個「中心管理者」,以作為中心的另一個「管理者」使用者。)
在您建立參與者(定義在建立參與者設定檔中)時, 您將提供登入資訊給參與者(如:登入時所用的名稱和密碼)。在參與者登入後, 參與者會建立組織中的其他使用者。參與者也會建立群組, 並指配一些使用者給這些群組。舉例來說, 組織可能希望有一個群組,其中的人員負責監視文件數量。 參與者將建立「數量」群組並在其中加入一些使用者。
接著,參與者的「管理者」使用者將指派許可權給該使用者群組。例如, 「管理者」使用者可能決定「數量」群組只能看到「文件數量」和「文件分析」報告。「管理者」使用者使用「群組詳細資料」頁面, 針對「數量」群組啟用文件報告模組, 但停用其他所有模組。
作為「中心管理者」的您在「許可權」頁面中的設定, 會決定某模組是否會列在「群組詳細資料」頁面中。
有些模組只限中心社群中的某些成員才能使用(例如:中心管理者)。因此, 即使您啟用這些模組之一供參與者使用, 該模組並不會顯示在該參與者的「群組詳細資料」頁面上。
從「許可權清單」頁面中,您可以啟用或停用許可權, 藉以決定可指派給使用者群組的許可權。不過,您無法定義新許可權。