「文件數量報告」是一種有用的工具,可用來管理、
追蹤和疑難排解商業文件的流程。報告顯示系統在某一段期間內所處理的文件數量。此報告可供檢視、
列印和儲存(匯出),以傳給其他員工成員。
您可以自訂此報告,以檢視根據特定搜尋準則而來的資訊。
「文件數量報告」會依文件狀態來顯示目前正在處理的一些文件:
表 13. 文件狀態
值 |
說明 |
收到的總數 |
系統所收到的文件總數。 |
進行中 |
正在測試和驗證處於「進行中」的文件。未偵測到錯誤,但程序尚未完成。 |
失敗 |
因發生錯誤而中斷文件的處理。 |
成功 |
已將「完成文件的處理」最終訊息從系統傳輸給目標參與者。 |
此報告可用來執行下列作業:
- 判斷重要的商業程序是否已完成
- 追蹤程序數量中的趨勢,以控制成本
- 管理程序的品質、成功和失敗
- 追蹤程序的效率
建立「文件數量報告」
下列程序說明如何建立文件數量報告:
- 按一下工具 > 文件數量報告。系統會顯示「文件數量報告搜尋」視窗。
- 從下拉清單中選取搜尋準則。
表 14. 文件數量報告的搜尋準則
值 |
說明 |
起始日期和時間 |
起始程序的日期與時間。 |
結束日期和時間 |
完成程序的日期與時間。 |
來源參與者 |
起始商業程序的參與者(僅供「社群管理員」使用)。 |
目標參與者 |
收到商業程序的參與者(僅供「社群管理員」使用)。 |
搜尋範圍 |
在「來源」文件流程或「目標」文件流程中搜尋。 |
閘道類型 |
正式作業或測試。只有在支援測試閘道類型的系統上才有提供測試。 |
資料包 |
說明文件格式、包裝方式、加密,以及內容類型的識別。 |
通訊協定 |
請輸入程序的通訊協定,例如:XML、EDI、純文字檔。 |
文件流程 |
特定的商業程序。 |
排序方式 |
根據這項準則(文件流程或目標文件流程)來排序結果。 |
每頁結果數 |
每頁顯示的記錄數。 |
- 按一下搜尋。系統會顯示報告。
匯出「文件數量報告」
- 按一下工具 > 文件數量報告。系統會顯示「文件數量報告搜尋」視窗。
- 從下拉清單中選取搜尋準則。
- 按一下搜尋。系統會顯示報告。
- 按一下「匯出報告」圖示,以匯出報告。導覽至所要的位置以儲存檔案。
註:
報告會儲存成「以逗點區隔值」(csv) 格式的檔案。
列印報告
- 按一下工具 > 文件數量報告。系統會顯示「文件數量報告搜尋」視窗。
- 從下拉清單中選取搜尋準則。
- 按一下搜尋。系統會顯示報告。
- 按一下「列印」圖示,以列印報告。
