XML-luettelomerkinnässä on kaksi osaa: avain (joka vastaa DTD- tai XML-skeemaa) ja URI-osoite (joka sisältää DTD-tiedoston tai XML-skeeman sijaintitiedot). Avain voi olla XML-tiedostossa. Kun XML-prosessori havaitsee avaimen, se selvittää avaimeen liittyvän DTD- tai XML-skeeman sijainnin XML-luettelomerkinnän avulla.
Voit käyttää XML-luettelomerkintöjä monilla eri tavoilla. Oletetaan esimerkiksi, että työstät XML-tiedostoa päätietokoneellasi ja määrität tiedoston schemaLocation-määritteen arvoksi skeeman c:\MySchema.xsd. Tallennat tiedoston kannettavaan tietokoneeseen myöhemmin muokattavaksi. Kun avaat tiedoston kannettavassa tietokoneessa, ilmenee ongelma: XML-muokkaustoiminto ei löydä skeemaa MySchema.xsd, koska kannettavassa tietokoneessa se on tallennettu D-asemaan. Tällöin schemaLocation-määritteen arvoksi on muutettava d:\MySchema.xsd. Kun XML-tiedoston muokkaus on valmis ja haluat julkaista sen Web-sivustossa, URI-osoitetta on muutettava jälleen niin, että se viittaa Web-resurssiin. Tässä on kyseessä selkeä ongelma. XML-tiedostoon määritetty URI-osoite ei ole tarpeeksi mukautuva sijainnin vaihtuessa. Voit välttää XML-asiakirjan muokkaamista käyttämällä XML-luetteloa.
XML-prosessi selvittää olioviittaukset XML-luettelomerkintöjen avulla. Voit määrittää luettelosäännöt, joiden mukaan merkinnät selvitetään. Edellistä esimerkkitilannetta varten voisit esimerkiksi määrittää säännön, joka määrittää Internet-resurssiviitettä (esimerkiksi "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") vastaavan resurssin sovelluskehittäjän paikallisessa koneessa (esimerkiksi "file:///C:/MySchema.xsd"). Tällöin URI-osoitteita ei tarvitse päivittää muokkaamalla XML-asiakirjoja jatkuvasti (mikä helpottaa tilannetta varsinkin, jos projektissa on useita asiakirjoja), vaan voit tehdä päivityksen muokkaamalla yhtä XML-luettelon sääntöä.
Seuraavat ohjeet on kirjoitettu resurssiperspektiiviä varten, mutta ne pätevät useissa muissakin perspektiiveissä.
Voit lisätä merkinnän XML-luetteloon seuraavasti: