Μια καταχώρηση καταλόγου XML περιλαμβάνει δύο μέρη - ένα κλειδί (το οποίο αντιπροσωπεύει ένα DTD ή ένα σχήμα XML) και το URI (Uniform Resource Identifier - το οποίο περιέχει πληροφορίες για τη θέση του DTD ή του σχήματος XML). Μπορείτε να τοποθετήσετε το κλειδί σε ένα αρχείο XML. Όταν ο επεξεργαστής XML το αναγνωρίσει, θα χρησιμοποιήσει την καταχώρηση στον κατάλογο XML για να εντοπίσει τη θέση του DTD ή του σχήματος XML που έχει συσχετιστεί με το κλειδί.
Οι καταχωρήσεις στον κατάλογο XML μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε ένα αρχείο XML στον κεντρικό επιτραπέζιο υπολογιστή σας και παραπέμπετε το schemaLocation του αρχείου σε ένα σχήμα που ονομάζεται c:\MySchema.xsd. Μπορείτε στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε στο φορητό σας υπολογιστή έτσι ώστε να το δουλέψετε αργότερα. Όταν όμως ανοίγετε το αρχείο στο φορητό σας αντιμετωπίζετε ένα πρόβλημα - η λειτουργία επεξεργασίας XML δεν μπορεί να εντοπίσει το σχήμα MySchema.xsd επειδή αυτό είναι εγκατεστημένο στη μονάδα δίσκου D. Θα πρέπει να τροποποιήσετε το schemaLocation έτσι ώστε να παραπέμπει στο d:\MySchema.xsd. Όταν ολοκληρώσετε την τροποποίηση του αρχείου XML και είστε έτοιμοι να το δημοσιεύσετε στο διαδίκτυο, θα πρέπει να τροποποιήσετε το URI εκ νέου προκειμένου να παραπέμπει σε πόρο ο οποίος είναι διαθέσιμος στο διαδίκτυο. Το πρόβλημα πρέπει να είναι τώρα προφανές. Ένα URI που χρησιμοποιείται εντός ενός αρχείου XML δεν είναι τόσο "φορητό" όσο θα θέλατε. Για να αποφύγετε την ανάγκη εφαρμογής συχνών αλλαγών στο XML αρχείο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κατάλογο XML.
Μια καταχώρηση σε κατάλογο XML χρησιμοποιείται από έναν επεξεργαστή XML όταν αναλύει παραπομπές σε οντότητες. Μπορείτε να παράσχετε κανόνες στον κατάλογο για να καθορίσετε τον τρόπο ανάλυσης των οντοτήτων. Στο προηγούμενο παράδειγμα, θα μπορούσατε να καθορίσετε έναν κανόνα που ανακατευθύνει μια παραπομπή σε διαδικτυακό πόρο (για παράδειγμα, "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") έτσι ώστε να παραπέμπει σε έναν πόρο στον τοπικό υπολογιστή του προγραμματιστή (για παράδειγμα, "file:///C:/MySchema.xsd"). Τώρα, αντί να πρέπει να τροποποιείτε συχνά τα έγγραφα XML για την ενημέρωση των URI (ειδικά όταν υπάρχουν πολλά έγγραφα στο έργο σας), θα πρέπει απλά να ενημερώσετε έναν μόνο κανόνα στον κατάλογο XML.
Οι ακόλουθες οδηγίες αφορούν την προοπτική Πόρος, ωστόσο ισχύουν και για άλλες προοπτικές.
Για να προσθέσετε μια καταχώρηση στον κατάλογο XML, ακολουθήστε τα εξής βήματα: