XML-katalogposter består av två delar: en nyckel (som motsvarar en DTD eller ett XML-schema) och en URI-adress (Uniform Resource Identifier) (som innehåller information om sökvägen till DTDn eller XML-schemat). Du kan placera nyckeln i en XML-fil. När den påträffas i XML-bearbetningsfunktionen används XML-katalogposten till att söka efter sökvägen till den DTD-fil eller det XML-schema som är associerat med nyckeln
XML-katalogposter kan användas i olika situationer. Exempel: Du arbetar med en XML-fil i din huvuddator och pekar schemaLocation på ett schema med namnet c:\MySchema.xsd. Sedan sparar du det i den bärbara datorn så att du kan arbeta med de senare. När du öppnar filen i den bärbara datorn upptäcker du dock att ett problem uppstått; XML-redigeraren hittar inte schemat MySchema.xsd eftersom det installerades på D-enheten. Du måste redigera schemaLocation så att den pekar på d:\MySchema.xsd. När du är klar med att redigera XML-filen och vill publicera den på Internet måste du redigera URI-adressen igen så att den pekar på en resurs som är tillgänglig på Internet. Vid det här laget är problemet uppenbart. En URI-adress som används i en XML-fil är inte så portabel som man kan önska. Om du vill undvika att ofta behöva ändra XML-dokumentet kan du använda XML-katalogen.
En XML-katalogpost används av en XML-bearbetningsfunktion till att tolka enhetsreferenser. Du kan tillhandahålla regler för katalogen för hur enheter ska tolkas. I exemplet ovan skulle du kunna ange en regel som dirigerar om Internet-resursreferensen (till exempel "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") så att den pekar på en resurs i utvecklarens lokala dator (till exempel "file:///C:/MySchema.xsd"). I stället för att behöva redigera XML-dokument gång på gång för att uppdatera URI-adresserna (särsilt när det finns många dokument i projektet) behöver du nu bara uppdatera en enda regel i XML-katalogen.
Följande instruktioner är skrivna för resursperspektivet, men de fungerar även i många andra fall.
Så här lägger du till en post i XML-katalogen: