Een XML-catalogusvermelding bevat twee secties: een sleutel (die een DTD-bestand of een XML-schema aanduidt) en een URI (Uniform Resource Identifier) (die de locatie van het DTD-bestand of het XML-schema aanduidt). U kunt de sleutel in een XML-bestand plaatsen. Als de sleutel door de XML-processor wordt aangetroffen, wordt het XML-catalogusgegeven gebruikt om de locatie op te zoeken van het DTD-bestand of het XML-schema dat aan de sleutel is gekoppeld.
XML-catalogusgegevens kunnen worden gebruikt in verschillende situaties. U werkt bijvoorbeeld aan een XML-bestand op uw hoofdcomputer en u laat de schemaLocation verwijzen naar een schema met de naam c:\MySchema.xsd. Vervolgens slaat u het op uw laptopcomputer op zodat u er later aan kunt werken. Als u het bestand opent op uw laptop ondervindt u echter problemen - de XML-editor kan het schema MySchema.xsd niet vinden omdat het geïnstalleerd is op uw D-station. U moet de schemaLocation bewerken zodat deze verwijst naar d:\MySchema.xsd. Als u klaar bent met het bewerken van het XML-bestand en klaar bent om het bestand op het web te publiceren, moet u de URI opnieuw bewerken zodat deze verwijst naar een resource die toegankelijk is op het web. Het probleem blijkt nu overduidelijk. Een URI die in een XML-bestand wordt gebruikt, is minder overdraagbaar als u zou willen. Om te voorkomen dat u veelvuldig wijzigingen in uw XML-document moet aanbrengen, kunt u de XML-catalogus gebruiken.
Een XML-catalogusgegeven wordt gebruikt door een XML-processor bij het oplossen van entiteitsverwijzingen. U kunt regels opgeven in de catalogus om op te geven hoe entiteiten moeten worden opgelost. Uitgaande van het voorgaande voorbeeld kunt u een regel opgeven waarmee een internetresourceverwijzing (bijvoorbeeld "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") opnieuw wordt toegewezen, zodat het verwijst naar een resource op de lokale machine van de ontwikkelaar (bijvoorbeeld "file:///C:/MySchema.xsd"). In plaats van het regelmatig bewerken van XML-documenten om de URI's bij te werken (vooral als uw project veel documenten bevat) hoeft u slechts één regel in uw XML-catalogus bij te werken.
De volgende instructies zijn opgesteld voor het perspectief Resource, maar kunnen ook in tal van andere perspectieven worden gebruikt.
Als u een gegeven aan de XML-catalogus wilt toevoegen, volgt u de volgende stappen.