Uma entrada do catálogo XML contém duas partes - uma Chave (que representa uma DTD ou esquema XML) e um URI (Uniform Resource Identifier) (que contém informações sobre a localização de uma DTD ou de um esquema XML). É possível colocar a Chave num ficheiro XML. Quando o processador de XML a localiza, utiliza a entrada do catálogo XML para localizar a DTD ou o esquema XML associado à Chave
As entradas do Catálogo XML podem ser utilizadas em diversas situações. Por exemplo, se estiver a trabalhar num ficheiro XML no computador de secretária principal e indicar o schemaLocation para um esquema denominado c:\MySchema.xsd, poderá, em seguida, guardá-lo no computador portátil e trabalhar mais tarde no ficheiro. No entanto, ao abrir o ficheiro no computador portátil, deparar-se-á com um problema: o editor XML não consegue localizar o esquema MySchema.xsd, uma vez que este se encontra, de facto, instalado na unidade D. É necessário editar o schemaLocation para indicar o esquema d:\MySchema.xsd. Quando tiver concluído a edição do ficheiro XML e estiver pronto para o publicar na Web, terá de editar novamente o URI, para que este indique um recurso que esteja acessível na Web. Nesta fase, o problema é óbvio. Um URI utilizado num ficheiro XML não é tão portátil quanto o pretendido. Para evitar fazer alterações frequentes ao documento XML, poderá utilizar o Catálogo XML.
O processador de XML utiliza uma entrada do Catálogo de XML ao processar referências de entidades. Poderá facultar regras ao catálogo para especificar o modo de processamento das entidades. Se tiver em consideração o exemplo anterior, poderá especificar uma regra que redireccione uma referência a um recurso da Internet (por exemplo, "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") de modo a que esta indique um recurso na máquina local do programador (por exemplo, "file:///C:/MySchema.xsd"). Agora, em vez de editar frequentemente documentos XML para actualizar os URIs (principalmente quando existem vários documentos no projecto), o utilizador necessita apenas de actualizar um única regra no Catálogo XML.
As seguintes instruções foram escritas para a perspectiva Recurso, mas também serão aplicáveis a muitas outras perspectivas.
Para adicionar uma entrada ao Catálogo XML, execute os seguintes passos: