En XML-katalogoppføring består av to deler, en nøkkel (som representerer et DTD- eller XML-skjema) og en URI (som inneholder informasjon om plasseringen av et DTD- eller XML-skjema). Du kan legge nøkkelen i en XML-fil. Når XML-prosessoren finner den, vil den bruke XML-katalogoppføringen til å finne plasseringen til DTDen eller XML-skjemaet som er knyttet til nøkkelen.
XML-katalogoppføringer kan brukes i forskjellige situasjoner. Anta for eksempel at du arbeider med en XML-fil på hovedmaskinen din og peker den schemaLocation mot et skjema kalt c:\MySchema.xsd. Så lagrer du den på hovedmaskinen, slik at du kan arbeide med den senere. Når du åpner ilen på den bærbare maskinen, får du imidlertid et problem: XML-redigeringsprogrammet kan ikke finne skjemaet MySchema.xsd, for det er faktisk installert på D-stasjonen. Du må redigere schemaLocation til å peke på d:\MySchema.xsd. Når du er ferdig med å redigere XML-filen og klar til å publisere den på nettet, må du redigere URIen på nytt, slik at den peker på en ressurs som er tilgjengelig på nettet. Nå er problemet åpenbart. En URI som brukes i XML-filen, er ikke så flyttbar som du skulle ønske. For å unngå å måtte endre XML-dokumentet ofte kan du bruke XML-katalogen.
En XML-katalogoppføring brukes av en XML-prosessor ved behandling av entitetsreferanser. Du kan gi katalogen regler for å oppgi hvordan entiteter skal behandles. Hvis du vurderer eksempelet over, kan du prøve å oppgi en regel som omdirigerer en referanse til en Internett-ressurs (for eksempel "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") slik at den peker på en ressurs på utviklerens lokale maskin (for eksempel "file:///C:/MySchema.xsd"). I stedet for å redigere XML-dokumenter ofte og oppdatere URIene (særlig når det er mange dokumenter i prosjektet) trenger du bare å oppdatere en enkelt regel i XML-katalogen.
Instruksjonene nedenfor er skrevet for Ressurs-perspektivet, men virker også for mange andre perspektiver.
Slik legger du til en oppføring i XML-katalogen: