當買方組織中的使用者提交訂單進行處理程序時, 訂單系統會傳送一則通知訊息給在買方組織設定檔中列出的核准者,請其核准訂單。如果核准者核准了訂單,訂單系統即會繼續處理該訂單,取得付款並傳送訂單至供貨中心。如果訂單被拒絕,則訂單系統會傳送通知訊息給使用者,其中包含拒絕理由。
核准訂單的要求通常是在買方組織與賣方組織之間的合約中指定。 合約中會包含一些條款,指定可以購買哪些產品,以及適用的折扣等。 訂單核准條款會指出訂單必須符合哪些限制,才能要求核准。某些條款適用於組織中的所有使用者,某些則指適用於特定部門。
訂單中的每一個項目都會和一個合約連結。在同一份訂單中,不同的項目可能會和不同的合約連結, 因此,某些項目需要經過核准,其他項目則不需要經過核准。如果訂單中有任何項目需要經過核准,則整份訂單都要經過核准。訂單即使和多份合約連結,核准者仍可以核准該訂單。
訂單需要經過核准的金額底線是在 OrderApprove 條款的 ApprovalAmount 屬性中指定,這是位於合約的條款中。如果此屬性設為 0,表示任何金額都需要經過核准。 如果合約中沒有包含 OrderApprove 條款,則訂單不需要經過核准。
下列步驟概述標準「訂單」核准流程:
- 買方組織中的使用者提交一份訂單。
- 訂購系統找出訂單中的項目所適用的合約。
- 訂購系統檢查訂購核准條款,以判斷訂單需不需要核准。如果訂單中的某項目所依據的合約需要核准,則整合訂單都需要核准,即使訂單中的其他項目所依據的合約不需要核准也是如此。
- 如果訂單需要核准,訂購系統會將訂單核准通知傳送給買方組織設定檔所指定的核准者。
核准者可以登入組織管理主控台來核准訂單。
在組織登錄期間,買方組織可以指定他們要訂單核准。 買方管理者必須將 OrderApprovalGroup 成員群組明確新增給核准者。 - 如果訂單不需要核准,訂購系統就會進行扣款並將訂單傳送到供貨中心來繼續處理訂單。
- 核准者接收訂單通知並檢視訂單資訊,以判斷要核准或拒絕。
- 如果核准訂單,訂購系統就會進行扣款並將訂單傳送到供貨中心來繼續處理訂單。之後,供貨中心就會將訂單出貨給買方組織。