一般而言,核准程序包含下列的使用者互動, 而這些互動皆是透過 HTML 瀏覽器來執行。核准者是透過電子郵件來接收所有核准要求的通知。
- 系統判斷執行特定動作的組織是否需經過核准。
- 核准者是從適當的核准者成員群組中挑選出來。
- 若不需經過核准,則會起始一些前置與後置處理作業。
- 若需經過核准,則會啟動前核准指令,並儲存核准要求。會傳送電子郵件通知給核准者。
- 核准者檢查等待核准的核准要求清單,並加以核准或拒絕。需要的話,核准者可以加入備註。
- 若通過核准,則執行後核准指令(若有的話)。若被拒絕,則啟動後拒絕指令(若有的話)。
- 提交者可以在整個程序中檢查核准狀態以及察看核准者的備註。
附註:當某個需經核准的動作進入核准程序時, 提交者在使用者介面中會看到「核准提交」或「提交」。 而負責核准動作的核准者在使用者介面中所看到的是「核准要求」或「要求」。
更具體來說,當組織簽認某特定核准者成員群組時, 具備某特定使用者職務的使用者會隱含納入到該群組中。 凡具備該組織之預設職務的使用者會成為對應動作的核准者。WebSphere Commerce 所提供的四個核准者成員群組與其相關預設職務如下:
通常需核准的程序 | WebSphere Commerce 預設核准群組 | 有權核准的預設職務 |
---|---|---|
|
| 業務經理 |
|
| 買方核准者 |
|
| 轉銷商或買方管理者 |
|
| 業務經理 |
|
| 買方管理者 |
表格中亦針對每一種「合約」、「訂單」、「轉銷商與買方登錄」、RFQ 與「使用者登錄」等核准程序, 列出若要停用其所繼承之核准權限時的相關流程。停用繼承而來的核准權限(亦即,下層組織繼承其上層組織的核准權限), 意味著下層組織不再具備和其上層相同的核准存取權。為了容許組織改寫上層組織的核准要求, 在組織的核准層次清單中會有「停用成員群組」。網站管理者可登入「組織管理主控台」, 並選取網站 > 存取管理 > 組織,以檢視所有組織。網站管理者可從此清單中選取一個組織, 並按一下核准,以檢視組織的核准群組清單, 並從此清單中選取核准群組,並將之移至「所選的職務」清單中。
在預設的情況下,根組織的「所選的職務」清單中會多了「使用者登錄核准」群組, 且預設組織的所選的職務清單中會多了「停用繼承的使用者登錄核准」群組。此預設值的含意如下:
- 如果使用者登錄的是預設組織以外的組織,則需要核准,除非此組織明確停用核准。
- 如果使用者登錄的是預設組織,則不需要核准。
附註:如果組織管理者未簽認某個核准者成員群組, 則不會針對其相關的商業程序啟用核准。也就是說,將會自動核准該特定程序的所有實例。