Quando um comprador ativa um RFQ, o vendedor pode responder aos termos e condições e descrições de produtos especificados pelo comprador. O vendedor pode aceitar o RFQ conforme recebido ou pode apresentar contra-propostas em sua resposta se os termos ou condições forem designados como alteráveis. Por exemplo, é possível propor outra data de entrega ou alterar o valor da especificação de um produto alterável.
Todo vendedor em uma uma organização pode responder a um pedido de RFQ. Isso significa que uma organização pode permitir que vários indivíduos respondam. Por exemplo, fábricas em continentes diferentes podem ser capazes de oferecer combinações diferentes de preço e entrega. Somente o vendedor que criou uma resposta pode modificá-la.