Em geral, o processo de aprovação inclui as seguintes interações do usuário, todas executadas com um navegador de HTML. Os aprovadores recebem notificações de todas as solicitações de aprovação via e-mail.
- O sistema determina se a aprovação é necessária para a organização que está executando a ação específica.
- Um aprovador é selecionado do grupo de membros de aprovadores apropriados.
- Se a aprovação não for necessária, as tarefas de pré e pós-processamento serão iniciadas.
- Se a aprovação for necessária, o comando de pré-aprovação será chamado e o pedido de aprovação será armazenado. São enviadas notificações por e-mail aos aprovadores.
- Um aprovador verifica a lista de pedidos que aguardam aprovação e os aprova ou rejeita. Se desejar, o aprovador pode adicionar comentários.
- Se aprovado e se houver algum comando de pós-aprovação, ele será chamado. Se for rejeitado e se houver algum comando de pós-rejeição, ele será chamado.
- O submissor pode verificar o status de aprovação em todo o processo e exibir os comentários do aprovador.
Nota: Quando uma ação aprovável entra no processo de aprovação, o submissor a vê como um "envio de aprovação" ou "envio" na interface com o usuário. O aprovador responsável por aprovar a ação a vê referida como um "pedido de aprovação" ou "pedido" na interface com o usuário.
Mais especificamente, quando uma organização se inscreve em um grupo de membros aprovadores específico, os usuários que têm uma função de usuário específica são colocados implicitamente nesse grupo. Qualquer usuário com função padrão para essa organização torna-se um aprovador para a ação correspondente. Os quatro grupos de membros de aprovadores e suas funções padrão associadas disponíveis para WebSphere Commerce são:
Processo sujeito a aprovação | Grupos de aprovação padrão do WebSphere Commerce | Função padrão com autoridade para aprovar |
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| Gerente de Vendas |
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| Comprador Aprovador |
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| Administrador do Revendedor ou Comprador |
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| Gerente de Vendas |
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| Comprador Administrador |
A tabela também lista os fluxos para desativar a autoridade de aprovação herdada para cada um dos processos de contrato, pedido, revendedor e registro do comprador, RFQ e aprovação de registro do usuário. Desativar a autoridade de aprovação herdada que uma organização filha herdou de sua organização pai significa que uma organização filha não possui mais o mesmo acesso de aprovação do seu pai. Para permitir que uma organização substitua o requisito de aprovação da organização pai, os grupos de membros de desativação estão incluídos na lista de níveis de aprovação para uma organização. O Administrador do Site pode efetuar logon no Organization Administration Console, selecione Sites > Gerenciamento de Acesso > Organizações para exibir todas as organizações. A partir dessa lista, o Administrador do Site pode selecionar uma organização e clicar em Aprovação para exibir uma lista de grupos de aprovação para a organização e selecionar grupos de aprovação dessa lisa e movê-los para a lista de funções Selecionadas.
Por padrão, a organização raiz possui o grupo Aprovações de Registro de Usuários adicionado à lista Funções selecionadas e a organização padrão possui o grupo Aprovações de Registros de Usuários DisableInherited adicionado à lista Funções selecionadas. A implicação dessa definição padrão é:
- Um usuário que se registra a qualquer organização, exceto a organização padrão, requer aprovação, a menos que essa organização desative explicitamente a aprovação.
- Um usuário que se registra à organização padrão não requer aprovação.
Nota: Se um administrador da organização não se inscrever em um grupo de membros do aprovador, a aprovação não será ativada para o processo de negócios associado.Isto significa que todas as instâncias desse processo de negócios são aprovadas automaticamente.