O gerenciamento de contratos envolve tarefas que acompanham o contrato desde sua criação até o fim de sua vida útil. As diversas tarefas envolvidas no gerenciamento de um contrato são executadas por diferentes funções.
Antes de criar um novo contrato para uma organização do comprador, esta deve ter uma conta de negócios com a loja. Para obter informações sobre como gerenciar uma conta de negócios, consulte Gerenciando uma conta de negócios.
As etapas a seguir estão envolvidas no gerenciamento de um contrato utilizando as ferramentas de Gerenciamento de Relacionamento de Negócios disponíveis no WebSphere Commerce Accelerator:
- Um representante de contas atribuído para trabalhar com a organização do comprador cria um novo contrato.
- Quando o contrato estiver concluído e o representante de contas o tiver verificado, exibindo um resumo do contrato, o representante de contas envia o contrato para aprovação. Quando o contrato é enviado, um aviso de e-mail é enviado para o gerente de vendas.
- O gerente de vendas verifica a lista de pedidos que aguardam
aprovação e aprova ou rejeita o contrato. Se
desejar, o gerente de vendas pode incluir comentários.
Se o contrato for rejeitado, o representante de contas poderá fazer o seguinte:
- alterar o contrato e submetê-lo novamente para aprovação
- cancelar o contrato
- excluir o contrato
- duplicar o contrato
Se o contrato for aprovado, ele será implementado automaticamente. Os termos e condições do contrato implementado serão efetivados na data inicial do contrato.
Se a implementação do contrato falhar, o gerente de vendas ou o representante de contas poderá reimplementar o contrato.
Não há uma ordem específica para as tarefas requeridas para gerenciar um contrato que tenha sido implementado. As tarefas a seguir são utilizadas para gerenciar um contrato, uma vez implementado, utilizando as ferramentas de Gerenciamento de Relacionamento de Negócios disponíveis no WebSphere Commerce Accelerator:
- Exibindo o resumo de um contrato
- Um representante de contas ou um gerente de vendas pode rever um contrato já existente a qualquer momento, consultando seu resumo.
- Suspendendo um contrato
- Ocasionalmente, haverá necessidade de impedir que uma organização compradora faça compras com um contrato por um breve período de tempo. Um representante de contas pode suspender um contrato a qualquer momento.
- Retomando um contrato
- Quando o representante de contas deseja permitir que a organização compradora compre com o contrato novamente, poderá retomar o contrato suspenso.
- Cancelando um contrato
- O cancelamento de um contrato permanentemente previne que uma organização compradora compre com esse contrato. O contrato permanece no banco de dados do WebSphere Commerce para referência e poderá ser exibido ou utilizado para criar um contrato em duplicata. Um contrato cancelado não poderá ser retomado.
- Duplicando um contrato
- A duplicação de um contrato cria um novo rascunho de contrato com as mesmas informações do original, mas com um nome diferente. Um representante de contas poderá fazer alterações no contrato em duplicata e depois submeter o contrato à aprovação. Quando o contrato em duplicata é implementado, o original e a duplicata podem ficar ativos.
- Criando uma Nova Versão de um Contrato
- A criação de uma nova versão de um contrato cria um novo contrato rascunho com as mesmas informações do contrato original, mas o número de versão do novo contrato será acrescido do número de versão do contrato original. Um representante de contas pode fazer alterações na nova versão do contrato e, em seguida, enviar o contrato para aprovação. Quando a nova versão do contrato for implementada, o contrato original será fechado e ficará indisponível para a organização do comprador. Um contrato fechado permanecerá no banco de dados do WebSphere Commerce e poderá ser utilizado para duplicar um contrato.
- Excluindo um contrato
- A exclusão de um contrato o marca para exclusão na próxima vez que todos os objetos marcados para exclusão são eliminados do banco de dados do WebSphere Commerce. Um contrato marcado para exclusão não poderá ser duplicado, retomado ou utilizado para criar uma nova versão de um contrato. Os representantes de contas e os gerentes de vendas podem excluir contratos.