Quando un acquirente ha attivato una RFQ, il venditore può rispondere ai termini, alle condizioni ed alle descrizioni del prodotto specificate dall'acquirente. Il venditore può accettare la RFQ come ricevuta o può presentare controproposte se i termini o le condizioni sono modificabili. Ad esempio, può proporre un'altra data di consegna o modificare il valore di una specifica del prodotto che è possibile modificare.
Ogni venditore in un'organizzazione può rispondere ad una richiesta RFQ. Ciò significa che un'organizzazione può consentire a diversi individui di rispondere. Ad esempio, fabbriche di continenti diversi sono in grado di offrire differenti combinazioni di prezzo e di consegna. Soltanto il venditore che ha creato la risposta è in grado di modificarla.