Quando un utente in un'organizzazione acquirente inoltra un ordine per l'elaborazione, il sistema dell'ordine invia un messaggio di notifica al responsabile approvazioni elencato nel profilo dell'organizzazione acquirente, richiedendo l'approvazione dell'ordine. Se il responsabile approvazioni approva l'ordine, il sistema di ordinazione continua ad elaborare l'ordine, rilevando il pagamento ed inviando l'ordine al centro di evasione ordini. Se l'ordine è rifiutato, il sistema dell'ordine invia un messaggio di notifica all'utente con un motivo del rifiuto.
Il requisito per un'approvazione dell'ordine è normalmente specificato in un contratto tra un'organizzazione acquirente ed un'organizzazione venditrice. Un contratto contiene i termini che specificano quali prodotti è possibile acquistare e quali sconti è possibile applicare. I termini di approvazione dell'ordine specificano i limiti in cui deve essere un ordine prima di richiedere un'approvazione dell'ordine. Alcuni termini si applicano a tutti gli utenti in un'organizzazione e altri a determinati reparti.
Ogni articolo in un ordine è associato ad un contratto. All'interno di un singolo ordine, è possibile associare articoli differenti a contratti differenti, in modo che alcuni articoli richiedono l'approvazione ed altri no. Se ogni articolo in un ordine richiede l'approvazione, la richiede l'intero ordine. Il responsabile approvazioni può approvare l'ordine anche se esistono diversi contratti associati ad esso.
La quantità oltre cui è richiesta l'approvazione dell'ordine è specificata nell'attributo ApprovalAmount del termine OrderApprove che è collocato tra i termini e le condizioni di un contratto. Se questo attributo è impostato su0, ogni quantità richiede l'approvazione. Se un contratto non contiene il termine OrderApprove, non è richiesta alcuna approvazione.
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