Transazioni sicure e precise, prima di procedere, richiedono che un secondo individuo approvi alcune azioni di mercato elettronico. Questo individuo, definito un responsabile approvazioni, può accettare o rifiutare le richieste di esecuzione di una specifica azione . Durante il processo di registrazione dell'organizzazione, il responsabile dell'organizzazione seleziona i processi commerciali per i quali si desidera abilitare l'approvazione. Questa operazione viene effettuata iscrivendosi al gruppo di membri di approvazione appropriato durante la registrazione. Il responsabile dell'organizzazione completa anche i gruppi membri responsabili approvazioni. Solo gli utenti all'interno di tali gruppi dispongono dell'autorizzazione ad accettare o rifiutare richieste di esecuzione di quelle azioni per cui è stata abilitata l'approvazione.
Quando un'organizzazione si iscrive ad un gruppo membri di approvazione specifico, gli utenti con un ruolo utente specifico vengono posizionati implicitamente in tale gruppo. Qualsiasi utente con il ruolo predefinito per tale organizzazione diventa un responsabile approvazioni per l'azione corrispondente. Di seguito sono riportati i quattro gruppi membri responsabili approvazioni ed i relativi ruoli predefiniti associati disponibili:
Processo soggetto ad approvazione
Ruolo predefinito
Elaborazione degli ordini
Responsabile approvazioni acquirenti
Registrazione utente
Amministratore acquirenti
Inoltro contratto
Responsabile delle vendite
Risposta RFQ
Responsabile delle vendite
Ad esempio, quando un'organizzazione si iscrive alle approvazioni della risposta RFQ, viene creato un gruppo membri approvazioni della risposta RFQ per l'organizzazione. Tutti gli utenti dell'organizzazione con ruolo di "Responsabile delle vendite" verranno implicitamente posizionati all'interno di questo gruppo. I responsabili dell'organizzazione possono aggiungere o modificare i ruoli determinando i ruoli utente che vengono implicitamente posizionati all'interno di un particolare gruppo membri approvazioni. Inoltre, possono esplicitamente posizionare gli utenti all'interno di un particolare gruppo membri approvazione.
Nota: Se un responsabile dell'organizzazione non si iscrive ad un gruppo membri responsabili approvazioni, per il processo commerciale associato non verrà abilitata l'approvazione. Quindi, tutte le istanze di quel particolare processo verranno automaticamente approvate.
Interazione utente con approvazioni
Nota: Quando un'azione che può essere approvata comincia il processo di approvazione, l'utente che inoltra la considera come un "inoltro approvazione" o "inoltro" nell'interfaccia utente. Il responsabile approvazioni considera l'azione come una "richiesta di approvazione" o "richiesta" nell'interfaccia utente.
L'intero processo viene eseguito con un browser HTML. I responsabili approvazioni ricevono notifiche di tutte le richieste di approvazione nelle proprie caselle postali.
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