Approbations (Business Edition)

Pour avoir des transactions précises et sécurisées, une deuxième personne doit valider certaines opérations de la place de marché électronique avant de les traiter. Cette personne, le valideur, peut approuver ou rejeter les demandes de traitement d'une opération précise. Au cours du processus d'enregistrement de l'entreprise, l'administrateur de l'entreprise sélectionne les processus métier pour lesquels il souhaite activer une approbation. Pour ce faire, il s'inscrit dans le groupe de membres d'approbation approprié lors de l'enregistrement de l'appartenance. L'administrateur de l'entreprise alimente également les groupes de membres valideurs. Seuls les utilisateurs appartenant à ces groupes disposent des droits nécessaires pour approuver ou rejeter ces actions pour lesquelles l'approbation a été activée. 

Lorsqu'une entreprise s'inscrit dans un groupe de membres valideurs spécifique, les utilisateurs ayant un rôle précis sont implicitement placés dans ce groupe. Tout utilisateur ayant le rôle par défaut pour cette entreprise devient un valideur pour l'action correspondante. Les quatre groupes de membres valideurs et leurs rôles par défaut associés disponibles en dehors du module sont les suivants :

Processus soumis à approbation             Rôle par défaut  
Processus de commande                             Valideur acheteur
Enregistrement utilisateur                             Administrateur acheteur
Transmission de contrat                               Responsable des ventes
Réponses aux demandes de devis                Responsable des ventes

Par exemple, lorsqu'une entreprise s'inscrit pour une approbation de réponse à une demande de devis, un groupe de membres d'approbation de réponse à une demande de devis est créé.  Tous les utilisateurs de l'entreprise ayant un rôle de "Responsable des ventes" sont implicitement placés dans ce groupe. L'administrateur de l'entreprise peut ajouter ou modifier les règles déterminant quels rôles d'utilisateur sont placés dans un groupe de membres valideur particulier. Il peut également placer implicitement des utilisateurs, dans un groupe de membres valideur spécifique.

Remarque : Si l'administrateur de l'entreprise ne s'inscrit pas pour avoir un groupe de membres valideurs, l'approbation ne sera pas activée pour les opérations associées à son entreprise. Cela signifie que toutes les instances de ces opérations sont automatiquement approuvées.

Interaction utilisateur avec les approbations

  1. Le système détermine si une approbation est requise pour l'entreprise réalisant l'opération donnée.
  2. Un valideur est sélectionné dans le groupe de membres valideurs adéquat.
  3. Si l'approbation n'est pas requise, des tâches de pré et post-traitement sont lancées.
  4. Si l'approbation est requise, l'instruction de pré-approbation est appelée et la demande d'approbation est enregistrée. Des notifications sont envoyées par courrier électronique aux valideurs.
  5. Un valideur vérifie la liste des demandes en attente d'approbation et les accepte ou les rejette. S'il le souhaite, il peut ajouter des commentaires.
  6. Si la demande est acceptée, l'instruction de post-approbation, si elle existe, est appelée. Si elle est rejetée, l'instruction de post-rejet, si elle existe, est appelée.
  7. Le demandeur peut vérifier l'état de l'approbation au cours du traitement et afficher les commentaires du valideur.

Remarque : Lorsque le processus d'approbation commence pour une opération en mesure d'être acceptée, le demandeur voit apparaître l'opération dans l'interface utilisateur comme étant une "soumission d'approbation" ou "soumission".  Le valideur chargé d'accepter l'opération la voit apparaître dans l'interface utilisateur comme étant une "demande d'approbation" ou "demande".          

La totalité du processus est exécutée via un navigateur HTML. Les valideurs reçoivent dans leur boîte aux lettres les notifications de toutes les demandes d'approbation. 

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