Lorsqu'un utilisateur d'une entreprise acheteuse envoie une commande pour traitement, le système des commandes envoie un message de notification au valideur figurant dans le profil de l'entreprise acheteuse, afin de demander l'approbation de sa commande. Si la commande est acceptée, le système de commande poursuit le traitement de la commande en enregistrant le paiement et en envoyant la commande à un centre de distribution. Si la commande est rejetée, le système de commande envoie à l'utilisateur un message de notification indiquant le motif du rejet.
L'obligation de valider les commandes est généralement spécifiée dans un contrat passé entre une entreprise acheteuse et une entreprise vendeuse. Un contrat contient des termes spécifiant les produits pouvant être achetés et les remises pouvant être appliquées. Les termes de l'approbation de commande spécifient les limites au-delà desquelles une commande requiert une approbation. Certains termes s'appliquent à la totalité des utilisateurs d'une entreprise, tandis que d'autres concernent seulement certaines branches.
Chaque article d'une commande est associée à un contrat. A l'intérieur d'une seule commande, différents articles peuvent être associés à différents contrats, de sorte que certains articles nécessitent une approbation et d'autres non. Si un article d'une commande nécessite une approbation, alors la totalité de la commande doit être validée. Le valideur peut accepter la commande même si plusieurs contrats y sont associés.
Le montant au-delà duquel une approbation de commande est requise est spécifié dans l'attribut ApprovalAmount du terme OrderApprove qui figure dans les modalités d'un contrat. Si la valeur de cet attribut est 0, l'approbation de commande est obligatoire quel que soit le montant de la commande. Si un contrat ne contient pas de terme OrderApprove, aucune approbation de commande n'est nécessaire.
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