Um genaue und sichere Transaktionen sicherzustellen, ist für die Durchführung bestimmter elektronischer Geschäftsaktionen die Genehmigung durch eine weitere Person erforderlich. Diese Person, der Freigebende oder Genehmiger, kann Anforderungen zur Durchführung einer bestimmten Aktion genehmigen oder zurückweisen. Während des Registrierungsprozesses der Organisation wählt der Organisationsadministrator die Geschäftsprozesse aus, für die der Genehmigungsfluss aktiviert werden soll. Dies geschieht durch Einschreiben in die entsprechende Genehmigungsmitgliedsgruppe während der Mitgliedschaftsregistrierung. Der Organisationsadministrator füllt außerdem die Mitgliedsgruppen der Freigebenden auf. Nur Benutzer innerhalb dieser Gruppen sind berechtigt, Anforderungen zum Ausführen von Aktionen, für die der Genehmigungsfluss aktiviert wurde, anzunehmen bzw. zurückzuweisen.
Wenn sich eine Organisation für eine spezifische Genehmigermitgliedsgruppe einschreibt, werden Benutzer, die einen spezifischen Benutzer-Aufgabenbereich innehaben, implizit in diese Gruppe gestellt. Alle Benutzer mit dem Standard-Aufgabenbereich für diese Organisation fungieren als Freigebende für die entsprechende Aktion. Die folgenden vier Genehmigermitgliedsgruppen und ihre zugeordneten Standard-Aufgabenbereiche sind im Lieferumfang bereits enthalten:
Der Genehmigung unterliegender Prozess
Standard-Aufgabenbereich
Bestellprozess
Einkäuferfreigebender
Benutzerregistrierung
Einkäuferadministrator
Vertragsübergabe
Verkaufsmanager
Angebotsanfrage-Antwort
Verkaufsmanager
Wenn sich eine Organisation beispielsweise für Genehmigungen für Angebotsanfrage-Antworten einschreibt, wird eine Genehmigermitgliedsgruppe für Angebotsanfrage-Antworten für die Organisation erstellt. Alle Benutzer der Organisation mit dem Aufgabenbereich "Verkaufsmanager" werden implizit in diese Gruppe gestellt. Der Organisationsadministrator kann zu den Regeln, die festlegen, welche Benutzer-Aufgabenbereiche implizit in eine bestimmte Genehmigermitgliedsgruppe gestellt werden, hinzufügen oder die Regeln ändern. Er kann Benutzer auch explizit in eine bestimmte Genehmigermitgliedsgruppe stellen.
Hinweis: Wenn sich ein Organisationsadministrator nicht mit einer Genehmigermitgliedsgruppe registriert, kann der Genehmigungsfluss für den der Organisation zugeordneten Geschäftsprozess nicht aktiviert werden. Dies bedeutet, dass alle Exemplare dieses bestimmten Prozesses automatisch genehmigt werden.
Benutzerinteraktion mit Genehmigungsfluss
Hinweis: Wenn eine zu genehmigende Aktion in den Genehmigungsprozess eintritt, wird sie dem Übergebenden in der Benutzerschnittstelle als "Genehmigungsübergabe" bzw. "Übergabe" angezeigt. Dem für die Genehmigung der Aktion zuständigen Freigebender wird die Aktion in der Benutzerschnittstelle als "Genehmigungsanforderung" bzw. "Anforderung" angezeigt.
Der gesamte Prozess wird über einen HTML-Browser ausgeführt. Freigebende empfangen Benachrichtigungen über alle Genehmigungsanforderungen in ihrer Mailbox.
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