Genehmigungen (Business Edition)

Um genaue und sichere Transaktionen sicherzustellen, ist für die Durchführung bestimmter elektronischer Geschäftsaktionen die Genehmigung durch eine weitere Person erforderlich. Diese Person, der Freigebende oder Genehmiger, kann Anforderungen zur Durchführung einer bestimmten Aktion genehmigen oder zurückweisen. Während des Registrierungsprozesses der Organisation wählt der Organisationsadministrator die Geschäftsprozesse aus, für die der Genehmigungsfluss aktiviert werden soll. Dies geschieht durch Einschreiben in die entsprechende Genehmigungsmitgliedsgruppe während der Mitgliedschaftsregistrierung. Der Organisationsadministrator füllt außerdem die Mitgliedsgruppen der Freigebenden auf. Nur Benutzer innerhalb dieser Gruppen sind berechtigt, Anforderungen zum Ausführen von Aktionen, für die der Genehmigungsfluss aktiviert wurde, anzunehmen bzw. zurückzuweisen. 

Wenn sich eine Organisation für eine spezifische Genehmigermitgliedsgruppe einschreibt, werden Benutzer, die einen spezifischen Benutzer-Aufgabenbereich innehaben, implizit in diese Gruppe gestellt. Alle Benutzer mit dem Standard-Aufgabenbereich für diese Organisation fungieren als Freigebende für die entsprechende Aktion. Die folgenden vier Genehmigermitgliedsgruppen und ihre zugeordneten Standard-Aufgabenbereiche sind im Lieferumfang bereits enthalten:

Der Genehmigung unterliegender Prozess        Standard-Aufgabenbereich  
Bestellprozess                                Einkäuferfreigebender
Benutzerregistrierung                             Einkäuferadministrator
Vertragsübergabe                              Verkaufsmanager
Angebotsanfrage-Antwort                                Verkaufsmanager

Wenn sich eine Organisation beispielsweise für Genehmigungen für Angebotsanfrage-Antworten einschreibt, wird eine Genehmigermitgliedsgruppe für Angebotsanfrage-Antworten für die Organisation erstellt. Alle Benutzer der Organisation mit dem Aufgabenbereich "Verkaufsmanager" werden implizit in diese Gruppe gestellt. Der Organisationsadministrator kann zu den Regeln, die festlegen, welche Benutzer-Aufgabenbereiche implizit in eine bestimmte Genehmigermitgliedsgruppe gestellt werden, hinzufügen oder die Regeln ändern. Er kann Benutzer auch explizit in eine bestimmte Genehmigermitgliedsgruppe stellen.

Hinweis: Wenn sich ein Organisationsadministrator nicht mit einer Genehmigermitgliedsgruppe registriert, kann der Genehmigungsfluss für den der Organisation zugeordneten Geschäftsprozess nicht aktiviert werden. Dies bedeutet, dass alle Exemplare dieses bestimmten Prozesses automatisch genehmigt werden.

Benutzerinteraktion mit Genehmigungsfluss

  1. Das System bestimmt, ob für die Organisation, die die entsprechende Aktion ausführt, eine Genehmigung erforderlich ist.
  2. Ein Freigebender wird aus der entsprechenden Genehmigergruppe ausgewählt.
  3. Ist keine Genehmigung erforderlich, werden Tasks zur Vor- und Nachbereitung des Prozesses initiiert.
  4. Ist eine Genehmigung erforderlich, wird der Befehl zur vorherigen Genehmigung aufgerufen, und die Genehmigungsanforderung wird gespeichert. E-Mail-Benachrichtigungen werden an die Freigebenden gesendet.
  5. Ein Freigebender prüft die Liste der anstehenden Genehmigungsanforderungen und genehmigt sie bzw. weist sie zurück. Der Freigebende kann Kommentare hinzufügen, falls er es wünscht.
  6. Im Fall der Genehmigung wird der Befehl zur nachträglichen Genehmigung aufgerufen (sofern vorhanden). Im Fall der Zurückweisung wird der Befehl zur nachträglichen Zurückweisung aufgerufen (sofern vorhanden).
  7. Der Übergebende kann zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Prozesses den Genehmigungsstatus prüfen und die Kommentare des Freigebenden anzeigen.

Hinweis: Wenn eine zu genehmigende Aktion in den Genehmigungsprozess eintritt, wird sie dem Übergebenden in der Benutzerschnittstelle als "Genehmigungsübergabe" bzw. "Übergabe" angezeigt.  Dem für die Genehmigung der Aktion zuständigen Freigebender wird die Aktion in der Benutzerschnittstelle als "Genehmigungsanforderung" bzw. "Anforderung" angezeigt.          

Der gesamte Prozess wird über einen HTML-Browser ausgeführt. Freigebende empfangen Benachrichtigungen über alle Genehmigungsanforderungen in ihrer Mailbox. 

Verwandte Konzepte

IBM Copyright