添加资产


概述

任务

见于

Tivoli 资产管理


概述

关于添加资产

使用 Tivoli 资产管理,有两种方法添加资产
  • 可以使用移植实用程序,从逗号分隔值(CSV)文件或基于 LAN 的库存发现工具移植资产。系统或数据库管理员典型地使用该方法。
  • 可以使用“添加资产”对话框手动添加资产。

下列信息说明如何通过“添加资产”对话框手动添加资产。

添加资产对话框

在“添加资产”对话框中指定有关您想添加的资产的信息。

对话框包含下列标签:

标签 说明
资产 在“资产”标签中,指定关于资产的所需信息。包括资产标记及可能必需,可能不必需的一般信息。
属性 如果在“资产”标签中为资产指定了资产类别,且系统管理员为该类别定义了属性,则在“属性”标签中指定属性值。
合同 在“合同”标签,指定与资产相关的主要、辅助、采购和保修合同
购置 在“购置”标签,指定用来计算资产价值的信息。
租赁 在“租赁”标签,指定资产的租赁信息。还可以表明是否已采购了租赁的资产,这样信息将从“租赁”标签转移到“购置”标签,以计算资产的价值。
维护费 在“维护费”标签,指定与资产相关的估计的和实际的维护费
问题 Tivoli 问题管理中,资产可与已经注册问题相关。在“问题”标签,可以查看与资产相关的问题的列表,并详细查看任意问题。
更改 在 Tivoli 更改管理中,资产可与更改相关。在“更改”标签,可以查看与资产相关的更改的列表,并详细查看每个更改。
事件 在“事件”标签,处理与资产相关的已完成的或计划中的事件。还可以将计划中事件标记为已完成事件

要访问“添加资产”对话框,执行下列操作之一:

  • 如果使用“资产管理用户”概要文件,从“文件”菜单,选择“添加新资产”。或者,可以选择工具条上的“添加新资产”工具。
  • 从“帮助”菜单,选择“用户的系统概要文件”,并按照“添加新资产”中的说明操作。

还可以从“快速查找资产”对话框或“资产列表”对话框选择“添加”,访问“添加资产”对话框。


任务

添加资产

要添加资产:
  1. 打开添加资产对话框
  2. 完成下列一项或所有操作:
  3. 选择“确认”。
    结果:资产添加到数据库。

指定资产标记

资产标记标识了每项资产。标记是标识一项特定资产的唯一的字符集(由字母、数字和标点符号组成)。在 Tivoli 资产管理安装中,系统管理员可以创建资产标记,或设置程序使得在添加一项资产时自动指定标记。或者,当用户在“添加资产”对话框中输入一项新资产时,可以手动指定标记。

Tivoli 资产管理的安装中可能需要资产标记。如果是这样,“添加资产”对话框的“资产标记”框可能用其它颜色高亮显示。

要指定资产标记:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“资产标记”框,输入唯一的资产标记。
    注:如果资产标记框中已经有资产标记,则系统管理员已经选择了自动资产标记选项。覆盖键入不能更改此类资产标记。
  3. 按 TAB 键。
    结果:如果您输入的资产标记不是唯一的,则出现消息框。选择“确认”,然后输入一个新的资产标记。

注:除主要标记外,企业还可以选择使用替换标记。替换标记允许您使用两种标识方案标识资产。当资产从网络搜索储存库移植时,替换标记经常作为第三方标识使用。有关详细说明,请参见指定一般信息

指定成本中心 成本中心是与成本或资产所有权相关的组织。“组织”分层结构用来选择成本中心和组织。

注:在“添加资产”对话框中指定成本中心以前,系统管理员必须首先定义 Tivoli 资产管理中使用的组织集。

如果不知道想指定的成本中心的名称:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 选择“成本中心”框旁边的浏览按钮。
    结果:出现“组织”窗口。
  3. 从“组织分层结构”列表中,选择一个组织。
  4. 选择“选择”。
    结果:出现“添加资产”对话框,“成本中心”框中带有所选的组织。

如果已知想指定的成本中心的名称:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“成本中心”框,输入组织名或组织名的前几个字符。
  3. 按 TAB 键。
    • 如果组织与您输入的字符匹配,完整的名称将出现在“成本中心”框中。
    • 如果没有匹配的组织,则出现“注意”消息框。
      • 如果在“注意”框中选择“否”,则出现“添加资产”对话框,“成本中心”框为空。
      • 如果在“注意”框中选择“是”,则出现“添加资产”对话框,其中“成本中心”框的字符高亮显示,您可以输入更多的或不同的字符。
    • 如果多个组织与您输入的字符匹配,则出现“匹配”对话框,带有可能的匹配的列表。
      • 从列表中选择一个组织,然后选择“确认”。
        结果:出现“添加资产”对话框,“成本中心”框中带有所选的组织。
指定场所 在“添加资产”对话框中指定有关一项新资产的信息时,可以使用“场所”框指定资产的实际场所

注:场所必须由系统管理员定义。

如果不知道想指定的场所的名称:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 选择“场所”框旁边的浏览按钮。
    结果:出现“场所”窗口。
  3. 从“场所分层结构”列表选择一个场所。
  4. 选择“选择”。
    结果:出现“添加资产”对话框,“场所”框中带有所选的场所。

如果已知想指定的场所的名称:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“场所”框,输入场所的名称或名称的前几个字符。
  3. 按 TAB 键。
    • 如果一个场所与您输入的字符匹配,则“场所”框中出现完整的名称。
    • 如果没有匹配的场所,则出现“注意”消息框。
      • 如果在“注意”框中选择“否”,则出现“添加资产”对话框,“场所”框为空。
      • 如果在“注意”框中选择“是”,则出现“添加资产”对话框,其中“场所”框中的字符高亮显示,您可以输入更多的或不同的字符。
    • 如果多个场所与您输入的字符匹配,则出现“匹配”对话框,带有可能的匹配的列表。
      • 从列表中选择一个场所,然后选择“确认”。
        结果:出现“添加资产”对话框,“场所”框中带有所选的场所。
指定资产类别 Tivoli 资产管理将资产分类,形成资产类别。例如,您的公司可能初步将资产指定为“硬件”或“软件”类别。硬件类别可以分为打印机、监视器、调制解调器和其他类型的硬件资产等子类别。同样,软件类别也可以分为更加特定的软件资产类型。

每一资产类别都可以与属性列表相关。例如,如果硬件类别包括桌面计算机,某些资产可能与处理器时钟速度、内存数量和其他属性等属性相关。为资产指定模型和属性值之前必须指定资产类别。

注:资产类别必须由系统管理员定义。

如果不知道想指定的资产类别的名称:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 选择“类别”框旁边的浏览按钮。
    结果:出现“资产类别”窗口。
  3. 从“类别分层结构”列表中,选择一项资产。
  4. 选择“选择”。
    结果:出现“添加资产”对话框,在“类别”框中带有所选的类别。

如果已知想指定的资产类别的名称:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“类别”框,输入资产类别的名称或名称的前几个字符。
  3. 按 TAB 键。
    • 如果一个资产类别与您输入的字符匹配,则“类别”框中出现完整的名称。
    • 如果没有匹配的资产类别,则出现“注意”消息框。
      • 如果在“注意”框中选择“否”,则出现“添加资产”对话框,“类别”框为空。
      • 如果在“注意”框中选择“是”,则出现“添加资产”对话框,其中“类别”框中的字符高亮显示,您可以输入更多的或不同的字符。
    • 如果多项资产与您输入的字符匹配,则出现“匹配”对话框,带有可能的匹配的列表。
      • 从列表中选择一项资产,然后选择“确认”。
        结果:出现“添加资产”对话框,在“类别”框中带有所选的资产类别。
指定模型 模型是对资产类别的细分。例如,如果按照激光打印机类别创建资产组,模型名称可能是 HP4si。尽管每个资产类别仅有一组属性,类别中的每个模型可以有不同的缺省属性值。一个资产类别可以包含多个模型,也可能不包含任何模型。

要指定模型,必须首先指定资产类别。如果在资产类别中指定了模型,可以为资产跟踪属性值。

注:模型必须由系统管理员定义。

要指定模型:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 从“模型”的下拉列表中选择一个模型。
    结果:所选的模型名称出现在“模型”框中。对应的模型属性出现在“属性”标签中。
指定一般信息 可以在“添加资产”对话框中指定下列任意信息,并用它帮助您以后查找资产
  • “替换标记”
  • “序列号”
  • “采购标识”
  • “服务标识”

除主要标记外,公司可能会选择为任意资产指定附加的替换标记。替换标记允许您使用两种标识方案标识资产。

序列号、采购标识和服务标识可能帮助您查找特定资产。

要指定有关资产的一般信息:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“替换标记”框,输入一个替换标记。
  3. 在“序列号”框,输入资产制造商的序列号。
  4. 在“采购标识”框,输入资产的采购订单号码。
  5. 在“服务标识”框,输入服务订单号码。
指定人员 在“添加资产”对话框中指定人员时,将该人与资产联系起来。用该人的姓名集成 Tivoli 资产管理与 Tivoli 服务台套件中的其他产品。例如,Tivoli 问题管理用该人的姓名列出与联系人相关的资产列表,使分析员可以迅速查看有关该资产的详细信息。Tivoli 更改管理使用人员姓名通知即将进行的更改会影响的用户。

可以为每项资产指定一个或多个人员。例如,可以指定几个人作为一台共享网络打印机的用户。

注:系统管理员必须定义组织中所用的人员。

如果不知道想指定的人员的姓名:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 选择“人员”框旁边的浏览按钮。
    结果:出现“人员”对话框。
  3. 在“人员搜索”组框,指定查找一位或多位人员的标准。(有关详细说明,请参见浏览人员。)
    结果:如果任何人员符合搜索标准,他们的姓名出现在“人员”表中。
  4. 在“人员”表,选择一个人然后选择“确认”。
    结果:出现“添加资产”对话框,在“人员”列表中带有所选的人员。
  5. 如果需要可多次重复步骤 1 - 4,为资产指定附加的人员。

如果已知想指定的人员的姓名:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“人员”框,输入人员的姓名或姓名的前几个字符。
  3. 选择“添加”。或者,按 TAB 键。
    • 如果一个人的姓名与您输入的字符匹配,则“人员”框中出现完整的姓名。
    • 如果没有匹配的人员,则出现“注意”消息框。
      • 如果在“注意”框中选择“否”,则出现“添加资产”对话框,“人员”框为空。
      • 如果在“注意”框中选择“是”,则出现“添加资产”对话框,其中“人员”框中的字符高亮显示,您可以输入更多的或不同的字符。
    • 如果多位人员与您输入的字符匹配,则出现“人员列表”对话框。
      • 从列表中选择一位人员,然后选择“选择”。
        结果:出现“添加资产”对话框,在“人员”列表框中带有所选的人员。

要从一项资产中移去人员:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“人员”列表框,选择想要移去的人员。
  3. 选择“移去”。
    结果:人员的姓名从列表中移去,该人不再与该资产相关。
指定连接 可以将任意多的连接资产相关。在“添加资产”对话框中指定连接时,表明该资产是连网环境的一部分。用连接名称集成 Tivoli 资产管理与 Tivoli 服务台套件的其他产品。例如,当发生特定类型的更改时,Tivoli 更改管理使用连接名称确定将影响哪些资产。

可以为每项资产指定一个或多个连接。例如,可以为网络服务器指定几个连接。

注:连接必须由系统管理员定义。

如果不知道想指定的连接的名称:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 选择“连接”文本框旁边的浏览按钮。
    结果:出现“连接”窗口。
  3. 从“连接分层结构”列表选择一个连接。
  4. 选择“选择”。
    结果:出现“添加资产”对话框,在“连接”列表中带有所选的连接。
  5. 如果需要可多次重复步骤 1 - 4,为资产指定附加的连接。

如果已知想指定的连接的名称:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“连接”框,输入连接的名称或名称的前几个字符。
  3. 选择“人员”框旁边的浏览按钮。或者,按 TAB 键。
    • 如果一个连接的名称与您输入的字符匹配,则“连接”列表框中出现完整的名称。
    • 如果没有匹配的连接,则出现“注意”消息框。
      • 如果在“注意”框中选择“否”,则出现“添加资产”对话框,“连接”框为空。
      • 如果在“注意”框中选择“是”,则出现“添加资产”对话框,其中“连接”框中的字符高亮显示,您可以输入更多的或不同的字符。
    • 如果多个连接与您输入的字符匹配,则出现“匹配”对话框,带有可能的匹配的列表。
      • 从列表中选择一个连接,然后选择“确认”。
        结果:出现“添加资产”对话框,在“连接”列表框中带有所选的连接。

要从一项资产中移去连接:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“资产”标签。
  2. 在“连接”列表框,选择想要移去的连接。
  3. 选择“移去”。
    结果:连接的名称从列表中移去,该连接不再与该资产相关。
添加注释 在“添加资产”对话框中创建一项新资产时,可以输入自由格式的文本作为注释,与资产记录一起保存。

要添加注释:

  1. 添加资产对话框,选择“资产”标签。
  2. 选择“注释”。
    结果:出现“资产注释”对话框,该对话框提供了一个文本框,可在其中输入注释。文本框中出现闪烁的插入点。
  3. 输入注释。
  4. 选择“确认”。
    结果:出现“添加资产”对话框。

注:可以重复任意多次前面的步骤,为注释添加新的文本或编辑现有的注释文本。对于任意一项单独资产,所有注释一起出现在“资产注释”对话框中。

指定属性值 设置关于资产类别的信息时,系统管理员可以为每个类别定义一组属性。例如,当创建 PC 硬件类别时,系统管理员可以定义处理器速度、硬盘容量、RAM 等属性。

如果为资产指定资产类别,且类别有一个或多个定义的属性,可以为新资产设置属性值。

注:系统管理员必须为每个资产类别定义属性,并设置属性的缺省值。

要为资产指定属性值:

  1. 添加资产对话框,选择“属性”标签。
    请注意,“属性”表共有三列:
    • 属性。该列显示了为该资产类别所定义的属性的名称。
    • 值。该项显示了每个属性的值。这是用户可以为资产设置的值。例如,如果资产是计算机,属性是 RAM,您可以设置该值以显示该计算机中包含多少 RAM。根据值的类型,该列可以显示文本、整数、小数等。
    • 度量。该列显示了为每个属性使用的度量单位。例如,如果属性是 RAM,度量可以是“MB”(兆字节)。
  2. 从“属性”表中选择一个属性。
  3. 在“值”框中单击,放入一个插入点。
    注:“值”框出现在“属性”标签的底部,在“值”列的下面。
  4. 在“值”框,为属性输入一个新值。
    注:输入的值必须符合属性度量。例如,所选的属性度量是“英寸”,则值必须是一个数字。如果输入了不恰当的值,会出现“注意”消息,提示您输入一个不同类型的值。
  5. 选择“替换”。
    结果:新值出现在“属性”列表的属性旁边。
指定合同 可以将任意资产与一个或多个合同相关。例如,资产除了可与采购合同相关之外,还可与维护合同或系统管理员定义的任何其他类型的合同相关。

可以移去指定给一项资产的合同。

要为一项资产指定合同:

  1. 添加资产对话框,选择“合同”标签。
  2. 选择“添加”。
    结果:出现“合同”对话框。
  3. 在“搜索”组框,指定搜索标准,查找一个或多个合同。(有关详细说明,请参见浏览合同。)
    结果:
    如果任意现有的合同与您的搜索标准匹配,则显示在“合同”表中。
  4. 在“合同”表中选择一个合同。
  5. 选择“选择”。
    结果:出现“添加资产”对话框,“相关合同”表中带有所选的合同。

要从一项资产中移去合同:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“合同”标签。
  2. 在“相关合同”表中,选择与资产相关的一个合同。
  3. 选择“移去”。
    结果:合同从“相关合同”表中移去且不再与该资产相关。

计算评估

在“添加资产”对话框,可以使用“购置”标签添加信息,用来计算采购的或获得的(不是租赁的)资产的当前帐面价值。在您决定是否需要投资修理或更换该资产时,可以使用该功能。还可以在“购置”标签中记录资产的保险价值,用于保险索赔。Tivoli 资产管理允许用户输入任意金额,或自动设置与购置价值相等的保险价值。

可以使用两个不同的公式计算一项资产的评估:

  • 直线。直线折旧法是在资产的使用寿命中,通过每年消费相同的折旧金额,平均减少资产的可折旧基础。
  • 加倍余额递减法。加倍余额递减法每年按相同比率折旧价值,但是按照累积的折旧减少资产的可折旧基础。

注:评估计算仅用于维修决策。用于计算折旧的价值的公式不符合任何政府收税制度报告的折旧价值。这些计算不适用于税务记帐用途。

要计算评估:

  1. 添加资产对话框,选择“购置”标签。
  2. 在“购置日期”框,输入购买资产的日期。
    注:两种计算方法都需要购置日期。
  3. 在“处理日期”框,输入应该处理资产的日期。
    或者,选择每个日期框旁边的日历按钮。打开“日历”对话框。从日历中选择不同的日期,然后选择“确认”。
  4. 在“折旧月数”框输入月数,用来计算资产的全部折旧。
    注:两种计算方法都需要折旧月数。
  5. 从“货币代码”下拉列表,选择货币代码。(有关详细信息,请参见 Tivoli 资产管理中使用的货币代码。)
  6. 在“购置价值”框,输入为资产支付的金额。
    注:两种计算方法都需要该信息。不要输入货币符号。
  7. 在“残余价值”框,输入残余价值。
    注:仅直线折旧法计算需要该信息。不要输入货币符号。
  8. 在“折旧方法”中选择一种计算方法。
  9. 如果想记录保险价值等于购置价值,则选择“保险=购置”复选框。
  10. 选择“计算”。
    结果:出现当前价值。
指定租赁信息 使用“添加资产”对话框的“租赁”标签跟踪有关租赁的资产的信息,如租赁的起止日期、租赁的价值和租赁的赎买价值。

还可以使用“租赁”标签表明租赁的资产是何时获得的。当您获得租赁的资产时,在“购置”标签上,租赁的结束日期被复制到购置日期,赎买价值转移到购置价值。

要为一项资产指定租赁信息:

  1. 添加资产对话框,选择“租赁”标签。
  2. 在“开始日期”框,输入租赁的生效日期。
  3. 在“结束日期”框,输入租赁的终止日期。
    或者,可以选择两个日期框旁边的日历按钮。打开“日历”对话框,带有所选的当前日期。从日历中选择不同的日期,然后选择“确认”。
  4. 在“租赁价值”框,输入租赁金额。
  5. 在租赁“赎买价值”框,根据租赁输入资产的采购价。

要获得租赁的资产:

  1. 从“租赁”标签,选择“改为购买”复选框。
  2. 选择“确认”。
    结果:租赁价值转移到“购置”标签。
    注:选择“改为购买”复选框之前,必须填写“购置”标签中特定的值。如果没有填写这些值中的任意值,都会出现“警告”消息。在使用“租赁”标签中的信息覆盖“购置”标签中的信息之前,Tivoli 资产管理会提示请用户批准。
指定维护费 可以跟踪一项个别资产的估计和实际的维护费。系统为每项估计自动计算差别,运行估计费用、实际费用的总计,及总计估计费用和总计实际费用之间的差别。可以更新列表中已有的费用或删除一个费用。

要为一项资产指定维护费:

  1. 添加资产对话框,选择“维护费”标签。
  2. 在日期框(在“日期”列下面),输入维护费用的日期。
    或者,可以选择日期框旁边的日历接钮。打开“日历”对话框,带有所选的当前日期。从日历中选择不同的日期,然后选择“确认”。
  3. 在实际框(在“实际”列下面),输入实际维护费的金额。不要输入货币符号。
  4. 在估计框(在“估计”列下面),输入估计的费用金额。不要输入货币符号。
  5. 从“货币”下拉列表,选择一种货币。(有关详细信息,请参见 Tivoli 资产管理中使用的货币代码。)
  6. 选择“添加”。
    注:在“维护费”表中出现维护费。在“总计”组框中出现实际的和估计的费用的总计和它们之间的差别。

要更新维护费:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“维护费”标签。
  2. 在“维护费”表,选择想要更新的费用。
  3. 在日期、实际或估计框,输入维护费用日期、实际费用金额或估计的费用金额等更新的信息。
  4. 选择“替换”。
    结果:“维护费”表中的费用更新。实际和估计的费用的总计和它们之间的差别在“总计”组框中更新。

要删除维护费:

  1. 在“添加资产”对话框,选择“维护费”标签。
  2. 在“维护费”表,选择想要删除的费用。
  3. 选择“删除”。
    结果:从“维护费”表中删除费用。实际和估计的费用总计及它们之间的差别在“总计”组框中更新。
指定事件 Tivoli 资产管理使用事件跟踪资产的历史。在“添加资产”对话框,为资产指定计划中事件已完成事件。计划中事件是已调度的事件,但还没有标记为完成。

还自动创建事件以帮助您跟踪资产的历史。这些事件跟踪资产类别组织场所连接的更改,或在 Tivoli 更改管理中的更改完成时,何时更新资产。

注:系统管理员必须定义公司想跟踪的事件的类型。

有关与资产相关的事件的详细信息,请参见处理事件