Os fundos são definidos de acordo com seus próprios períodos ativos, suas associações de anos fiscais e suas associações de produtos e serviços. O período ativo de um fundo é definido por datas de início e de encerramento. A partir da data de início até a data de encerramento, as quantias podem ser obrigadas a partir do fundo para os clientes.
Os anos fiscais são períodos usados para acompanhamento de orçamentos do fundo do ano fiscal. O propósito da associação de anos fiscais com fundos é configurar orçamentos previstos para um período de tempo gerenciável, ou seja, geralmente, um ano fiscal. Um ano fiscal pode ser associado a um fundo contanto que seu período ativo esteja dentro do período ativo do fundo.
Um item de linha do fundo do ano fiscal contém detalhes do dinheiro disponível em uma fonte de financiamento para um fundo em um determinado ano fiscal. Um fundo do ano fiscal pode ter muitos itens de linha associados a ele. Cada item de linha contém a alocação de orçamento inicial para essa fonte de financiamento, por um período especificado.
Ao associar um item de linha do fundo do ano fiscal a um fundo do ano fiscal, o orçamento do fundo do ano fiscal é configurado para esse ano fiscal. Durante todo o fundo do ano fiscal, uma conta é automaticamente mantida aberta nas quantias de orçamento, incluindo um registro da quantia orçada original, a quantia obrigada para clientes e o orçamento restante (original menos obrigado).
A associação de produtos e serviços aos fundos permite que clientes no recibo dos produtos e serviços a serem obrigados aos fundos. Por exemplo, um cliente elegível para serviços de assistência infantil pode receber financiamento para esses serviços por meio do fundo de assistência infantil.