Os dados são mantidos e repassados no mecanismo do fluxo de trabalho como objetos de fluxo de trabalho de dados e objetos de dados do fluxo de trabalho de lista. Estes são os objetos lógicos definidos na definição de processo que possuem um nome e uma lista de atributos dos diversos tipos aos quais os dados podem ser designados. Eles são conceitualmente semelhantes a objetos em linguagens de programação embora sua manifestação no sistema de fluxo de trabalho seja obviamente um pouco diferente. Valores de objeto de dados do fluxo de trabalho podem ser gravados na aprovação do processo ou a partir da saída de diversos tipos de atividades.
Instâncias de objeto de dados do fluxo de trabalho e instâncias de objeto de dados do fluxo de trabalho de lista existem assim que o processo é aprovado e existem até que o processo seja concluído. Como tal, elas estão disponíveis para serem usadas nas atividades e transições durante todo o tempo de vida de tal instância de processo. Portanto, é responsabilidade do designer de processo garantir que os atributos de objetos de dados de fluxo de trabalho sejam preenchidos antes de serem usados. Tentativas de usar atributos de objeto de dados do fluxo de trabalho antes deles serem preenchidos resultarão em falhas no tempo de execução.