A primeira etapa no design do fluxo do trabalho é selecionar e analisar o processo de negócios, levando em conta as considerações listadas acima, bem como quaisquer outras considerações adicionais que a organização define para seus designers de fluxo de trabalho. Um exemplo de um processo de negócios que será usado para demonstrar como isso pode ser feito é o processo de negócios Fechar Caso.
Em um alto nível, o processo de negócios Fechar Caso fecha um caso e os registros associados do caso, incluindo suas revisões de casos, referências de casos e eventos de casos abertos. Uma comunicação de encerramento é impressa para o(s) fornecedor(es) de serviço para todas as referências de casos. Uma comunicação de encerramento também é impressa para o cliente principal no caso. O identificador de caso (caseID) do caso sendo encerrado é o dado necessário para executar este processo de negócios.
Em um nível inferior, este processo de negócios inicia com uma série de etapas que incluem a verificação de segurança de caso e validações, atualização do status do cabeçalho de caso a ser encerrado, configuração da data de encerramento até a data atual de status de caso. Há, então, três novos registros inseridos: um registro de status de caso, um registro de encerramento de caso e um registro de evento de caso. Todas essas etapas podem ser identificadas como intrínsecas para o processo de negócios Fechar Caso. Entretanto, observe que sem qualquer uma destas etapas, ou a integridade de dados para o caso está comprometida ou a rastreabilidade da tentativa de encerrar o caso estaria incompleta. Como todas essas etapas são necessárias e seria difícil implementar em caso de falha de fluxo de trabalho, essas etapas não devem ser movidas para o processo de fluxo de trabalho.
A próxima etapa no exemplo de processo de negócios Fechar Caso é a reavaliação do caso. Isso identifica qualquer pagamento em excesso ou insuficiente e, como tal, é intrínseco ao processo de negócios, já que o caso não deve ser encerrado se qualquer pagamento em excesso ou insuficiente for localizado. Além disso, a etapa não deve ser incluída no fluxo de trabalho.
Se a reavaliação resultar em um pagamento em excesso ou insuficiente, o revisor do caso será notificado do pagamento em excesso ou insuficiente, desde que o revisor do caso não seja o usuário que está fechando o caso. Como esta etapa envolve uma notificação baseada em uma condição, esta etapa pode ser configurável como parte do fluxo de trabalho de encerramento de caso.
Se a reavaliação não resultar em um pagamento em excesso ou insuficiente, o processamento de encerramento de caso continua. O sistema verifica se existem revisões de casos ativas e as cancela enquanto notifica os revisores de caso. O sistema verifica se há eventos de reativação de caso no caso e fecha estes eventos. O sistema verifica se há qualquer referência de caso ativa, a cancela e gera uma comunicação com o(s) fornecer(es) de serviço impactado(s) pelas referências canceladas. O sistema também imprime uma comunicação de encerramento para o cliente principal do caso. Todas estas etapas podem fazer parte do fluxo de trabalho, e quando relevante, podem ser definidas notificações.
Observe que as comunicações para o(s) fornecedor(es) de serviço e a comunicação de encerramento para o cliente principal precisam ser colocadas manualmente em um envelope e enviadas para os destinatários da comunicação. Esta é uma etapa adicional que pode precisar ser incluída no processo de negócios de encerramento de caso e exigiria uma atividade manual.
A etapa final no processo de negócios de encerramento de caso é determinar se o revisor precisa ser notificado de que o caso está encerrado. Isso só é feito se o usuário fechando o caso não for o revisor. Esta etapa também pode ser colocada no fluxo de trabalho e a notificação relevante definida.
Em resumo, parece haver sete etapas a serem incluídas no fluxo de trabalho. Uma série destas etapas requererá notificações. Além disso, são necessários dados de caso e reavaliação.