O Mecanismo do Fluxo de Trabalho cria novas instâncias de processos a cada vez que uma definição de processo fluxo de trabalho é aprovada no aplicativo. A funcionalidade de Administração de Fluxo de Trabalho permite que um administrador monitore e controle essas instâncias do processo. Um administrador pode procurar instâncias de processo com base nos detalhes da definição de processo usados para criar tal instância, as tarefas relacionadas com uma instância de processo ou pelos eventos que as instâncias de atividade contidos dentro da instância de processo estão esperando.
Os detalhes de uma instância de processo também podem ser visualizados. Os detalhes incluem uma visualização gráfica da instância de processo que exibe todas as atividades na definição de processo associada, bem como destacam aquelas que foram efetivamente executadas (ou seja, o caminho através do processo). Os detalhes dos dados usados em tal instância de processo bem como os dados para cada instância de atividade dentro da instância de processo também estão disponíveis aqui para exame por um administrador.
O estado de uma instância de processo também pode ser gerenciado como funções disponíveis para suspender uma instância de processo, retomar uma instância de processo ou mesmo interromper uma instância de processo. Também podem ocorrer erros durante o ciclo de vida de uma instância de processo e estes também são exibidos aqui. Um administrador pode visualizar os detalhes do erro e com base nessas informações, pode tentar novamente ou descartar o erro associado.
Atividades manuais e de decisão ambas têm estratégias de alocação que determinam os usuários que serão designados às tarefas criadas pelo Mecanismo do Fluxo de Trabalho para esses tipos de atividades. Metas de alocação de fluxo de trabalho são um tipo de estratégia de alocação que pode ser usado para este propósito e a criação e manutenção destas metas são administrados aqui. Os eventos são levantados por funções de aplicativos e o Mecanismo do Fluxo de Trabalho utiliza-os para fluxos de trabalho de transição que estão esperando esses eventos. Estes também são criados e mantidos pelas funções de Administração de Fluxo de Trabalho disponíveis.
Detalhes adicionais sobre funções de administração disponíveis estão disponíveis em Administração de Fluxo de Trabalho.