Na criação de uma tarefa, dependendo da estratégia de alocação definida, uma tarefa é designada a um usuário, objeto da organização ou a uma fila de trabalhos. A fim de acionar a tarefa, um usuário deve primeiro incluir a tarefa em sua lista Minhas Tarefas Abertas. Isto torna a tarefa indisponível para outros usuários. O histórico de tarefa é atualizado quando esta ação é executada em uma tarefa.