A Workflow Process Definition Tool (PDT) é usada para definir fluxos de trabalho. Uma vez que os fluxos de trabalho são definidos, instâncias desses fluxos de trabalho existirão durante o tempo de execução e, portanto, essas instâncias de fluxo de trabalho podem requerer monitoramento. Usuários de administração geralmente são responsáveis pelo monitoramento ou manutenção de instâncias de processos de fluxo de trabalho. Isto inclui procurar instâncias de processos de fluxo de trabalho, visualizar informações da instância de processo e monitorar erros de instância de processo.