Uma vez que o modelo tenha sido criado e esteja disponível dentro do aplicativo, o responsável pelo caso pode selecionar o modelo ao criar uma comunicação. O responsável pelo caso então insere todos os outros detalhes necessários para criar a comunicação como o nome do correspondente, o nome de comunicação, etc.
Quando a comunicação é aberta, a ação do servidor que é chamada retorna os dados variáveis para serem inseridos nos campos do modelo Microsoft Word, isto é, o nome e o endereço real do correspondente são retornados.
A ação do servidor retorna os dados variáveis como um objeto do tipo de dados blob. O objeto é formado de pares nome-valor com o "nome" sendo os campos no modelo Microsoft Word e o "valor" sendo os dados a serem inseridos para o campo quando o documento é criado.